このまま一生β版

ネット上をウロウロしながら、気になったニュースやブログの記事をEvernoteにクリップするのですが、気がつくと一度も開かれないまま埋もれてしまってはいませんか？

そんなゴミ箱と化したノートブックを抱えている方、沢山いますよね。
一度は気になってクリップしたページは、自分にとって少なからず価値があるはずです。
そんなゴミ箱と化したノートブックををなんとかしよう思い、試行錯誤を繰り返しました。

その結果、なんとかうまく行きそうな仕組と、ノートブックの整理方法、タグの付け方が定まってきたので紹介したいと思います。

■仕組みをつくる
Evernoteのノートを放置してしまうのは、ノートを見返すという習慣が無いからです。当たり前の事ですね。気の向いた時に読み返そうと思っても、そんな時は滅多に来ません。来たとしても月に二度か三度でしょう。

なので、定期的に読み返すためには、日々の生活の中で、Evernoteの振り返り時間を、意識的に設ける必要があります。私はそのスケジュールを、ブラウザ版タスクシュートのルーチンタスクとして登録しています。

ルーチンタスクを晒す企画に乗ってみた

帰宅後、食事やお風呂が終わり、子供を寝かしつけた後の一人時間。他の作業をやり出すと止まらなくなるので、1番最初にこの時間を確保しています。
時間は10分程度、他の作業へ負担がかからない程度ですね。

■読んだノートの処理
Webクリップは先ず最初に「0401_inbox」という名前のノートブックに入れられます。

この段階ではGTDのinboxと同じく、全く整理がされていない状態ですね。

これらのノートを一つづつ読み返しながら、再度読み返す価値があるか、資料としてアーカイブするか、そこから何らかのToDoを生じさせるかの処理をします。このあたりのフローはGTDの処理・整理のステップが活かされていますね！

そのなかで、タスクが生じそうな時はToDo生成のタグを振っておき、週次レビューの際にゆっくりと収集を行います。

もし、ちょっと早めに実行に移したい内容であれば、元記事を開き、Nozbeのブックマークレットを使って、直接タスクを送信します。

Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)

ちなみに、WEBクリップ用のタグにはこのような種類を用意しています。

このタグは作ったばかりなので、まだ付けられたノートの数は多くありません。
読み返しの際、その記事の印象度により、適当に星をつけるようにしています。このあたりは適当ですね。

■記事の中身を自分の物にする
WEBクリップの中には、考えさせられる物、腑に落ちない物など、一度読んだだけでは消化できない物が沢山あります。そんな内容の記事は、定期的に読み返し、書かれている内容、その文章表現を自分の物にしたいものです。

私はその方法として、読んだ回数で整理するノートブックを作ってみました。

inboxに入っているノートを、一度読んだ時点で満足したら、アーカイブに移動させます。そこで「これは大切だ」と感じるような記事であれば「1回読んだ」のノートブックに移動させます。
同じように一回読んだものを読み返し、まだ納得が行かなければ「2回読んだ」に移動させるのですね。

現在は読み返し用のノートブックは３回までしか作っていませんが、そのうち４回、５回とその数は増えていくと思います。
その過程で、書かれている内容は自分の血肉となり、意識せずとも自分の言葉、行動、文章に現れてくるでしょう。

Evernoteは、外部脳として人の記憶を補完してくれますが、大切な物は定期的に読み返し、思い出すことで自分の長期記憶、自分自身にしっかりと刻みつけたいと思うのです。

ちなみに、現時点で1番読み返されたノートはこの二つですね。

杉太郎のtumblr：事業に失敗するコツ
好んで読まれるネットの文章の条件

※前置きとして言っておきますが、これは妄想です。

ライフログという言葉にするには、あまりにも当たり前なのでどうかと思いますが、家計簿を付けるのも日々の出費を記録するライフログの一つと言えるでしょう。
自分、また家庭の出費を記録し、それを振り返ることで無駄な出費を抑え、家計のバランスをとるのが目的です。

記録するためのツールとしては、昔は家計簿ノート、パソコンが一家に一台が当たり前になってからは、色々な有料・無料の家計簿アプリが出てきました。iPhoneなどモバイル用のアプリも沢山ありますね。

最近注目しているのは、OCNがサービスを提供しているOCN家計簿。ブラウザ上で使用するクラウド家計簿です。ここに銀行口座、各種クレジットカード、電子マネーのアカウントを登録しておくと、取引履歴が自動的にインポートされます。

たとえばJR東日本のSuicaを登録しておくと、改札での自動チャージさえ自動的に記録されます。iPhone用のアプリ、Zaimとデータ連携しているのもGoodです。
自動化、本当に素晴らしい！！

しかし、この家計簿をつける作業、結構重荷になっている人が多いと思います。
毎日、または数日に一回レシートを整理をすれば良いのですが、財布がﾊﾟﾝﾊﾟﾝになるまで貯めこんでしまうと、家計簿ソフトに入力するのが非常に億劫になってしまいます。たぶんそれが辛くて家計簿をつけるのが続かない人も沢山いるでしょう。

例えば、コンビニで買い物をした時のレシート

ここには、購入した品目が文字情報として記載されています。入力の際にはその内容を一つ一つ確認しながら、アプリに入力するわけですね。

面倒ですよね。本当に面倒です。

OCN家計簿ではオンライン取引の全てを自動で入力してくれるのに、日々の生活の中で出てくる雑多な買い物、その一番大変なところが人の手でしか入力できない。

レジのレシートを出力するまでは、POSシステムに連動した電子データを持っているのに、お客さんに渡されるときは、紙に印字された文字列になってしまいます。非常に残念でなりません。

このレシートの文字列をデータ化し、家計簿アプリに登録する方法として、QRコードの活用を考えました。

もしお手元の携帯電話、iPhoneにQRコード読取アプリが入っていたら、レシートの下に置かれたQRコードを撮影してみてください。

上手く読取が出来たら、画面にこのようなデータが表示されると思います。

この記事では、

飲料品 ポカリスエット 168円
アイス ガリガリ君梨 62円
合計 230円

という文字列を自分でQRコードに変換しました.

ここからは本当に妄想ですが、QRコード作成プログラムをレジのシステムに入れてもらい、レシートに印字されたQRコードを、読み取り機能付きの家計簿アプリで撮影します。そして読みこんだ情報を家計簿アプリに自動的に入力するという流れでが出来れば便利だと思いませんか？

サービスを提供する側に、専用アプリの開発も含めどれ位の設備投資が必要か不明ですが、もし同じ距離に、QRコードレシートサービスを提供しているコンビニと、そうでないコンビニがあったとしたら、サービスを提供している方に行くと思います。

先ほどサンプルとして挙げた、セブンイレブンのレシートにも、広告用のQRコードが印刷されていますが、一体どれだけの人の目に留まり、また読取りまでして貰えるのでしょうか。

もし、レシートを使ったマーケティングを行なうなら、ユーザーが自ら求めた行動のルート上（ここでは家計簿をつけるためQRコードで撮影した画面）に広告を載せたほうがより効果的でしょう。

電子マネーがもっと一般的になり、お財布携帯が当たり前になれば、こんな手間さえ必要なくなるかもしれません。

それは一年後でしょうか、それとも二年後でしょうか。

確実に来る未来を先取りし、ユーザー、お客さんを獲得するのはどこの企業か見守りたいと思います。

購入する度に増えていく家電製品の操作説明書。普段ほとんど目にすることはありませんが、機械に何かトラブルが起きると押入れの奥から引っ張り出すことになります。

このような操作説明書が入った箱に限らず、どこの家庭にも押入れの奥に入れられたまま放置されているダンボールがあるはずです。その中に何が入っているか把握していますか？
引越しの際、荷造りしたものをそのまま入れてたりすると、中に何が入っているか分からないブラックボックスになってしまいます。

今回は、そんなブラックボックスになりがちなダンボールの中身をEvernoteで管理し、QRコードを使って「見える化」する方法について紹介したいと思います。
まずは、自宅の天袋を覗いてみましょう。

最初に目についたのはプラスチック製のケースです。これは、最初に書いた電化製品の操作説明書がまとめて入ってます。

半透明で中身が見えるので、需要としては低いのですが、手順説明のサンプルとして適切なので、この箱と中身を使って説明を進めたいと思います。

■写真を撮る
先ずは、中に入っている説明書全てを写撮影します。撮影するのにはiPhoneアプリのPosteverを使いました。理由としては、Posteverエンジンを使うことで、同一タイトルを付けたノートを自動でマージしてくれるからです。

今回は、写真のタイトルを全て「天袋：家電操作説明」にしました。

撮影が終わったらEvernoteを確認してみましょう。データを同期させると、先程撮影した写真が「天袋：家電操作説明」という一枚のノートになっているのが確認出来ます。

これでダンボールの中身をEvernoteで整理するという目的の大半が達成されました。
もし、何かのマニュアルを探したいときには、「天袋」「家電」「操作説明」などのキーワードで検索を行えば、Evernoteに保存されたこのノートが見つかるでしょう。その中にお目当ての写真があれば天袋を開け、この箱を開ければいいのです。

■ダンボールの中身を外から見える化する
これまでの説明は、Evernoteの検索機能を使い、必要とするものがどのダンボールに入っているかを探す方法です。では、逆にダンボールの外から、箱を開けずに中に何が入っているかを調べる方法について説明したいと思います。

まずは、先ほど作成した「天袋：家電操作説明」というノートのリンクを取得します。
ノートを右クリックすると共有メニューが表示されますので「クリップボードにノートのURLをコピー」を選択しノートのリンクを取得します。以下の記事に詳しい手順を書いていますので、分かりにくけれは参照してください。

QRコードを使ったEvernoteノートとの連携:実践編

ノートの共有URLをクリップボードにコピーしたら、ＱＲコード作成サイトへ移動してコードを作ってみましょう。

右クリックでコピーしたURLを一番上の欄に貼り付け、ＯＫを押すだけです。

今回は、コードの中心部に文字を入れてみました。

作成したＱＲコードをプリントアウトします。コードの部分だけを切り抜き、両面テープでプラスチックケースに貼り付けます。

こんな感じで貼り付けました。

このコードをＱＲコード読取アプリで撮影します。

このように、QRコードを撮影する事で、Evernoteのノートにジャンプ出来ました。iPhoneの画面で、中に入っている操作説明書の一覧を確認出来ます。

以上の手順で、ケースの外側からＱＲコードを撮影することにより、中に何が入っているか確認出来るようになりました。なにか新しいマニュアルを保管する際には、同じ様にカメラで撮影し、このノートの後ろに添付すれば常に最新版に出来ます。

今回の記事で例として使ったプラスチックケースや、簡単に出して開けられるダンボールは、このような手間をかけてまでEvernoteに保存する必要は無いかもしれません。

しかし、トランクルームに預けている荷物など、その場に行かないと中身が確認出来ないものや、ガムテープで封がしてあり、一つ一つ開けるのが大変なものなどについて、中身を撮影しEvernoteノートをＱＲコード化しておけば、何時でも簡単に、そして手間をかけずに中身を確認できるようになりますね。

ブラウザ版タスクシュートに実装して頂いた機能の一つが作業時間のカウントアップ機能です。

これまでNozbeを使ったタスク管理を実践するなかで、今ひとつしっくり来なかったことがあります。それは現在進行中のタスクに対して真剣になれない事でした。確かにNozbe上でも見積もり時間の設定が出来ますし、Googleカレンダーと連携させればタスクリストを一日の時間軸の中に並べて眺めることは出来ました。

しかし、今ひとつ、そのタスクに向き合っているという実感が沸かなかったのです。そのモヤモヤする原因がタスクシュートを使い始めてやっと分かりました。

Nozbeやその他のタスク管理ツールに並んでいるタスクリストを眺めている時。それを別の表現で書くとすると、これから走る100ｍ走のトラックを漫然と眺めているのと同じです。

そこには「今、私はこのタスクに取り掛かっている」という実感は伴いません。

その点、タスクシュートは、見積り時間を決め、実際にかかった実績時間を記録することで、自分の意識を作業中のタスクへ強制的に向けさせます。開始時刻の入力は、いわば出走合図のピストルが鳴らされた瞬間ということでしょう。

本当に単純で些細な事ではありますが、この手順を踏むことで「漫然とタスクリストを眺めている」状態から「タスクを開始しているという現実」に入ることができるのです。

これは、タスクシュートというシステムを使わなくとも、キッチンタイマーやiPhoneのアラームでもかまいません。要は、見積り時間を指定し、スタート、終了を刻むスイッチさえあれば良いのです。

起床時から就寝時までのタスクリストについて時間を見積り、並べていくのは、これから出走する徒競走、それも障害物競走のコースをイメージするのに似ています。

ルーチンタスクは毎回同じ所に出てくる障害物、気の重いタスクは高めのハードルというところでしょう。

各タスクの難易度は、全て見積り時間の長短で表現され、慣れないタスクは上手に超えられず見積り時間を超過します。想定外のタスク(割り込み)は、何度も走る度、その頻度が予想できるようになるのでしょう。

ブラウザ版タスクシュートでは、タスクの開始ボタンと併せ、時間を出来るだけ可視化出来るような機能を追加してもらいました。それが、実績時間のカウントアップ機能です。

開始ボタンを押すと、そのタスクがアクティブ状態になり、経過時間がリアルタイムに表示されます。

見積り時間に対し、徐々に増えていく実績時間は相当なプレッシャーになりますが、その分取り掛かっているタスクに集中させてくれる効果があります。

ゆくゆくはポモドーロタイマーも入れてもらい（需要あるかな？）、途中で息切れしない走り方が自然に出来るようなツールにしていければと考えています。

私がEvernoteの可能性として期待しているのが、ノートブックのソーシャル化です。これに関してはこれまでに幾つか関連する記事を書いています。

EvernoteHelloはエバーノートのソーシャル化を加速させるか？
Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

つい先日のアップデートで、このソーシャル化を意識した機能が追加されましたので、簡単に紹介したいと思います。

アップデートで追加されたのは、公式ブログでもアナウンスされていましたが、ノートブックの共有メンバーに対するリマインド機能です。
元記事：共有ノートブックに関するメールリマインダー機能追加

これまでも、共有メンバーへのメール送信機能はありましたが、いちいちメーラーを立ち上げてまで、、という気持ちが勝り一度も使うことはありませんでした。
今回のバージョンアップで追加されたリマインド機能は、その心理的障壁を少しだけ下げてくれるでしょう。

もうすこし開発が進み、Evernoteのソーシャル化がすすめば、Facebookのアクティビティー欄のような機能がクライアントの右サイドバーに追加されるかもしれません。

共有メンバーが追加・加筆する履歴を横目に眺めながら、気になったノートを開いて自分自身も編集する。

完全にソーシャル化したノートブックは、ほんの一行で始まったノートが様々な視点で読まれ、新しい言葉を積み重ねながらその体積を増していくでしょう。

自分の補助脳と人の補助脳が融合する過程で新しい発想が産み出されていく。そんな可能性について妄想してみるのはとても面白いですね。

Nozbe、またブラザ版タスクシュートにせよ、どうしても欲しかったのがサブタスクの機能です。

Nozbeの開発者は、ユーザーフォーラムで頻繁に挙げられるサブタスクの機能追加を頑なに拒否しているようですが、サブタスクという表現は抜きにして、そのタスクを完了させるまでのロードマップというかチェックリスト。作業を行なっている際、現在取り掛かっている作業内容から脱線しないためのDoing リストは欲しいと思っていました。

先日28日の夜、開発者のマロさんを囲み、機能やＵＩについての意見交換、今後の開発方針について話をする場を持ちました。

その場では、主要な項目毎に沢山の要望をお伝えしたのですが、そのうちの一つとしてお願いしたのがサブタスクの追加でした。

ちなみに下の画像、マインドマップは、その打ち合わせの場でお伝えした要望の一覧です。

サブタスクの追加は、技術的に難しそうだと思っていましたが、翌日にはその機能を実装して頂きましたので(仕事早すぎ！！)、その機能を確認するのと併せ、使い方、動きについて説明したいと思います。

■サブタスクの追加
サブタスクを追加するには、タスク名をクリックし、タスクの詳細画面を開きます。
これまでは備考欄として使われていた入力窓が、サブタスクの記入部となっています。

ここではブログ記事を書き、投稿するまでのステップをリストとして登録してみました。
サブタスク追加は各タスクを一行に一つ、改行しながら記載します。

登録したサブタスクは、タスクの開始前は表示されませんが、開始ボタンを押した瞬間にチェックボックス付きのリストとして表示されます。

作業を開始したら、各サブタスクが完了した時点でチェックボックスにチェックを入れながら作業を進めましょう。

サブタスクを全て個別タスクとして登録すると、リストの一覧性が損なわれますし、日付の移動を行う際など、手間がかかって大変です。

このサブタスク機能は、タスクリストの粒度を作業レベルまで細かく出来るのと併せ、タスクリスト編集の手間を減らせます。

これで、ブラウザ版タスクシュートの使い勝手が一段も二段も良くなりましたね。

私が本家エクセル版TaskChuteを挫折したのは、始業から終業までのタスクを並べ、これなら実行出来るというストーリーを作っても、頻繁に掛かってくる電話や予定してなかった社内会議、緊急対応のメール受信などによる中断により、その度にリストの並び替えや時間の再見積り、日付の変更を行うことへの徒労感が、タスクシュートを使う効果よりも大きく感じたからでした。

そんな苦い体験がありましたので、ブラウザ版タスクシュートには、現在進行中のタスクに対する中断処理機能を追加して頂きました。ブラウザ版には本家エクセル版TaskChuteには無い機能が幾つかありますが、私はこのタスク中断処理機能が一番気に入ってます。

この機能がなければ、ブラウザ版タスクシュートも使うことは無かった。それくらい重要な機能です。一日数回の割り込みであれば許容出来るかもしれませんが、それが20回ともなると限界です。

この機能は、私と同じ様に、予期せぬ中断が頻繁に発生することで、タスクシュートが良いと分かっていても続けられなかった。そんな人の救いになるでしょう。それでは、最初はタスクの開始～終了の所から解説したいと思います。

■タスクの開始
ブラウザ版タスクシュートでは、各タスクの右隅に丸いボタンが表示されています。
これが、タスクの実行完了までの時間を計測するストップウォッチのスタートボタンとなります。

■タスク実行中
開始ボタンをクリックすると、開始時刻のセルに現在時刻が自動入力されると共に、事前に入力した見積時間から計算した終了予定時間が入力されます。ここでは、タスクの状態がアクティブになると表現します。

■作業完了時
現在進行中のタスクが何も邪魔されずに完了した場合には、最初に押した開始ボタンを再度クリックします。このボタンは開始ボタンと併せ、終了ボタンを兼ねています。このボタンをクリックすると、タスクの実行に要した時間を計算し、実績時間の欄に自動記入してくれます。

■中断処理～その1
さて、今回の記事の本題である中断処理の機能説明に入ります。
電話や急な会議など、頻繁に発生する割り込み作業によるタスクリストの破綻を防ぐのがタスクの中断ボタンです。これはタスク実行のボタンを押しアクティブになったタスクにのみ表示されます。

例えば見積もり時間20分のタスク(タスクＡ)を開始して、11分後に割り込みが入ったとします。そこで中断ボタンを押すと以下のような処理が行われます。

①「割り込みタスク」という名称のタスクが自動生成
②アクティブだったタスクＡがステイブルとなり、11分の作業実績を差分した見積もり時間（9分）が自動入力されます。

割り込みタスクが完了し、タスクＡの作業に戻る際には、その開始ボタンを押し、タスクをアクティブにします。

■中断処理～その2
割り込み作業として発生する別のパターンとしては、現在進めている作業ではなく、リストにある別のタスクを先行して実行するような場合です。例えばタスクＡを実行している最中、上司やクライアントの依頼によりタスクＤを開始せざるをえない状況になったとします。

そのような場合は、タスクＤの開始ボタンをクリックします。

例えば中断処理～1と同じく、タスクＡを開始して10分後に、タスクＤの割り込みが入ったとします。そこでタスクＤの開始ボタンを押すと以下のような処理が行われます。

①タスクＤがアクティブ状態になる
②タスクＡがステイブルとなり、10分の作業実績を差分した見積もり時間（10分）が自動入力されます。

これも同じ様に、タスクＤが完了したら、タスクＡの開始ボタンを押して、作業を再開させます。

このようにして、頻繁に発生する割り込み作業の処理をシステムに取り入れ、作業の中断～割り込みタスクの実行～作業の再開をしても、各タスクの作業実績、見積もり時間に破綻が生じないようにしています。

現在開発中で一般公開はまだなのですが、その下準備として機能と使い方の紹介をしたいと思います。今回は、タスクを追加する方法について説明します。

■クイック登録
ブラウザ版タスクシュートにタスクを追加する際は、画面上部の入力欄に追加したいタスク名を記入し、Enterボタンを押すことで入力出来ます。

■複数登録

複数のタスクを一気に登録する際は、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。

表示されたウィンドウへ追加したいタスクを一行に一個、改行しながら記載します。
入力が完了したら【登録】ボタンを押して下さい。

■ファイルから登録

予め登録しているタスクリストをファイルから読み込むことも可能です。
方法は複数のタスクを一気に登録する際と同じ、画面右上の【ファイル登録】ボタンをクリックします。

ＰＣに保存しているテキストファイルを選択し【登録】ボタンを押して下さい。
ファイルはDropboxなど、クラウドで利用できるフォルダーに入れておくと、何処からでもアクセスできます。

テキストファイルの記載方法は、複数のタスクを一括で登録したのと同じく、一行に一個記載します。また、タスク名の後ろをTABで区切った後に数字を記入すると、タスク名の読込と同時に見積もり時間を入力することが出来ます。

■トリガーリストから登録

GTDを始めたばかりの人にとって、最初の難関はタスクの収集です。ここで頭の中の気になること全てを洗い出しておかないと、ストレスフリーを目標とするGTDの効果は半減します。

とはいえ、闇雲に気になる事を書きだせと言われても、そう易々と出てくるものではありません。たいていはここで煮詰まってしまい、洗い出しが中途半端になってしまいます。

これは週次レビュー、月次レビューでも同様で、記憶の底に埋もれている気になることを想起させるヒントが無いと、人の脳は上手に思い出すことが出来ないのです。

そのヒントになるのがトリガーリストです。これは書籍の中でも紹介されていますが、ブラウザ版タスクシュートでは、このリストを見ながら、思いついたタスクを入力出来るようになっています。

トリガーリストを参照しながらのタスクを登録するには、画面右上の【トリガーリスト】をクリックします。

新規ウィンドウが開き、トリガーリスト一覧が表示されます。このリストを一つ一つ確認しながら気がついたことを登録して行きましょう。

なお、このトリガーリストは自分で編集することも可能です。自分の生活スタイル、仕事環境に併せ適宜項目を追加していくと良いでしょう。

東ラ研タスク管理分科会で作成したトリガーリストもありますので、それも参考にして頂ければと思います。

■Ｎｏｚｂｅからインポート

NozbeやToodledo、OmniFocusなどのタスク管理サービスが、GTDの処理・整理を行う為のツールとするならば、タスクシュートはリスト化したタスクの実行を強力にサポートするツールです。

既存のタスク管理ツールが、その戦術部門だとすると、時間を見積もり、グイグイと処理していくタスクシュートはまさに戦闘部門となります。

ブラウザ版タスクシュートでは、Nozbeで整理を行ったタスクのうち、今日実行するべきNextactionをワンクリックでインポートすることで、タスク管理の戦術～戦闘までの連携をスムーズに行うことが出来るのです。

それでは連携の方法について説明したいと思います。

先ずはNozbeの設定ボタンをクリックし、設定一覧画面を表示させます。データ連携に必要なアプリキーは画面下のAPIKeyの所に記載されています。

APIKeyのリンクをクリックすると次のような画面が開きます。下の方に表示されている文字列をコピーして下さい。

次はブラウザ版タスクシュートを開き【設定画面】を開きます。

ウィンドウの入力画面、一番上のNozbeアプリキーの部分に、先程コピーした文字列をペーストし【登録】ボタンを押します。

NozbeのNextactionをインポートするには、【ファイル登録】の画面を開き、一番下のNozbeからインポートの【インポート】ボタンをクリックします。

上記の操作で、Nozbeで作成したタスクリスト、そのNextactionを取り込むことが出来ます。

NozbeとTaskChuteが連携し作業の見積りが出来るようになるか？

この記事で紹介したブラウザ版タスクシュートはその後順調に開発が進んでおり、エクセル版に無いような機能もどんどん取り入れて頂いてます。

ここで告白するのは恥ずかしいのですが、以前エクセル版TaskChuteを一ヶ月ほど導入した際、得られる効果以上に、頻繁に掛かってくる電話、緊急対応のメール、予定にない社内ＭＴなどによる作業の中断。そして、その度に強いられるタスクリストの再構築への苦痛が勝り、使い続けることを挫折しました。

もう少し試行錯誤を続けし、作業ログをしっかり取っていれば、佐々木さんが仰るよう「割り込みさえ予想できる」、そんな境地に達せたのかもしれません。

しかし、そこまで到達するには相当の時間と努力が必要でしょうし、予測可能とはいえ、割り込みの回数が一日に20回以上もあれば、その気持ちも萎えてしまします。

今回マロさんにお願いして追加してもらった機能は、ずばりその割り込みを上手く処理し、目の前のタスクリストに挿入する機能です。

この機能は本当に素晴らしく、私がタスクシュートに再チャレンジ出来たように、日常的な割り込みの多さで使うことを諦めた人を救うことの出来る。そんな機能だと確信します。

その挙動については後日ゆっくり紹介しますが、現時点において実装されているブラウザ版タスクシュートの機能リストを紹介したいと思います。

■新規登録
・クイック登録
・複数行登録
・ファイルから登録
・Nozbeからインポート

■割り込みタスク登録
・割り込み時：進行タスク中断→タスク複製→新規タスク挿入
・割り込み時：進行タスク中断→タスク複製→既存タスク開始

■タスク実行サポート
・タスク実行時間記録
・タスク終了予定時刻
・セクション別終了予定時刻
・ルーチンタスク自動生成
・ルーチンタスク見積り時間の自動補正
・並べ替え
・開始時刻・終了時刻の入力サポート
・過去タスクの非表示化
・iPhone用画面サポート
・コンボ機能(見積り時間達成度)
・Nozbeへ終了タスクの同期
・プロジェクト別色分け
・向こう5日間タスク見積り時間集計
・本日タスクのセクション別見積り時間集計
・Nozbeへ新規タスクの登録同期

■作業記録関連
・日別作業記録
・月別作業記録
・プロジェクト別作業記録

エクセル版には無い機能として面白いのが「ルーチンタスク見積もり時間の自動補正」と一番最後の「作業記録」関連でしょうか。

ルーチンタスクの見積もり補正機能は、タスク終了時の実績時間を自動的に集計・平均化し、次にそのタスクが生成される際、その見積もり時間にその平均時間を自動入力する機能です。
ルーチンタスクと言っても日によって実行時間にバラつきが生じるわけですが、それを自動平均化させることで、次回以降により正確な作業計画を立てられるというわけです。

作業記録は、作業ログを集計し、その合計時間を月毎に集計出来る機能です。現時点では集計結果の見え方が整理されていませんが、この機能がもう少し改善されれば自分の時間の使い方を俯瞰して眺められるようになると思います。

一般公開はもう少し先になりそうですが、機能が確定しているものについては随時、その内容について紹介していきたいと思います。

@Surf_Fishさんの企画に乗っかり、私もルーチンタスクを晒したいと思います。

と、書き始めて思い出したのですが、以前投稿した記事で似たような事を書いていました。

 

ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト

ここで紹介したのは、Nozbeに登録したタスクに平日繰り返しの設定を行い、毎朝仕事を始める前に処理をしているという内容です。

今でも同じことを実践しているのですが、このルーチンの部分だけはNozbeからブラウザ版TaskChuteに移行させたので、その辺の経緯について書きたいと思います。

先ずは私がイメージしているタスク管理の段階ですが、ブラウザ版TaskChuteを開発されているマロさんが、ChatWorkの中で発言された言葉が、非常に分かりやすかったのでここで紹介します。

「当初より、タスク管理ツールではなくタスク実行支援ツールとして開発していました。

僕自身、日刊でもちょっと書きましたが、

戦略 ホライゾンモデルor7つの習慣ミッションステートメント
戦術 Nozbe or Toodledo or オリジナルGTDシステム
戦闘 TaskChute

と思っていますので、今回のブラウザ版TaskChuteには管理機能よりも実行支援を優先しています。なのでGTDの処理と整理とレビューは戦術に相当するシステムにまかせようと考えています。」

この一ヶ月、ブラウザ版TaskChuteを使ってみて感じたのですが、TaskChuteで管理するのは、すでにNozbeで処理、整理が完了した段階。戦術が定まっているタスクです。

戦術が定まっているというのは、日付が決まっていて、必要時間が分かっていて、それを実行する順番が既に決まっているという事です。

まさにTaskChuteですね。

なので、もうあれこれ考える必要のないタスク、ルーチンタスクは戦術担当のNozbeからTaskChuteに移動させ、ツールを開いた瞬間に戦闘を開始出来るようにしたのです。

そのルーチンタスクの内容は、このようになっています。

平日のルーチンタスクは、大きく４つに分かれています。

・始業時タスクレビュー
・中間時タスクレビュー
・終業時タスクレビュー
・帰宅時タスクレビュー

以前は始業時、中間時のレビューは同じタイミング、出社直後に実行していたのですが、一番生産性の高い午前中に事務系タスクを処理するのは非効率なので、事務作業を中心とした中間時タスクレビューは昼休みが終わった後、10分間の仮眠から覚めた、ぼんやりした頭を再起動させる時間に実行しています。

・始業時タスクレビュー
主にGTDのフローに従い、タスクの処理・整理を行いクローズドタスクを作成します。具体的にはメールや前日にメモした手帳の確認。生成したやるべき事、気になることをNozbeのInboxに放り込み、プロジェクトへの分配、日付の指定、チームメンバーへの移譲、連絡待ちリストの確認を行いながら、その日の作業に抜けが無いかをチェックします。

この作業はNozbeのNextactionからブラウザ版TaskChuteへタスクリストをエクスポートし、TaskChuteで順番を並び替えた時点で完了となります。
ブラウザ版TaskChuteの統計機能で確認すると、平均約14分かかってます。

・中間時タスクレビュー
中間時レビューのルーチンタスクは、経費の精算、資料の整理、緊急ではないメールの返信、イントラの掲示板確認など、今日でなくても良いけど、溜まると面倒なものを集中的に処理します。平均で12分位ですね。

・終業時タスクレビュー
終業時のレビューは、日報作成と机の回りの整理整頓のみです。

机の回りを綺麗に保つには、毎日きちんと片付けの時間を持つことが大切なのが、このレビュー項目を追加して実感しました。

・帰宅時タスクレビュー
帰宅して、食事、お風呂などが終わり、さて自分の時間。という時に実行するのが帰宅時タスクレビューです。

実行しているのは、朝の始業時タスクレビューと殆ど同じです。Nozbeのプロジェクトリストを確認し、寝るまでの短い時間にやる事、やりたい事をNextactionとして抽出します。

実行出来ることは少ないですが、これをTaskChuteにエキスポートし、各タスクに時間割り当て、就寝時間(全てのタスク完了時間)を設定します。

ブラウザ版TaskChuteを使い始めてまだ一ヶ月足らずなので、休日のルーチンタスク、不定期なルーチンタスクの実行までは至ってません。

これから徐々にNozbeから移行させ、その完成度を高めて行く予定です。