このまま一生β版

こちらのエントリーでも紹介したように、プライベートに関するGTDのタスク管理はNozbeで行うことにしました。

ＥｖｅｒNoteとのデータ連携が出来ることと、Googleカレンダーへのスケジュール吐き出しが出来る事など、使い方を工夫すれば非常に幅広い使い方の出来るサービスだと感じています。

ただ、ひとつ残念だったのが、Nozbeで指定したスケジュールがGoogleカレンダーに反映されるのにとても時間がかかったことです。時間がかかるというのは、数分とか数十分とかいうレベルではなく、数時間、半日というそれはとても酷いものだったのです。

なおかつ、データ連携の方向が、Nozbe ⇒Googleカレンダーと一方通行だったので、これまでは正直言って使い物にならないものでした。
しかし、この不満な点が今回のバージョンアップで一気に解消されました。

Nozbe上でタスクに実行日時を設定し、Google カレンダーをリロードすると、当たり前ですが即座にカレンダー上にタスクが表示されます。もちろんその逆も完璧で、googleカレンダー上でタスクを翌日に動かすと、Nozbeのスケジュールも即座に反映します。

この、双方向かつリアルタイムなスケジュール同期が出来るようになったことで、タスク追加の方法にもう一つの可能性が生まれました。それはGoogleカレンダーにスケジュールを登録することで、Nozbeにタスクを追加するというこれまでに無かった方法です。

例えば、Nozbeで登録したタスクの詳細を確認するとこのような表示となります

ここでは「0800_inbox」というプロジェクトに入った「Nozbe ⇒ Googleカレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日」に実施するという内容が設定されています。
このタスクをGoogleカレンダーで確認するとこのような画面になります。

ここで注目して頂きたいのは、説明のコメント部分に記載されている「#0800_Inbox @02自宅 !」という文字列です。これは、先程Nozbeで設定したプロジェクトとコンテキストの情報がここに記載されるということですね。

これは、逆にGoogleカレンダーでスケジュールを登録する際に、この文字列を説明欄に記入すればNozbeにも反映されるということです。
実際に試してみましょう。

ここで記載されている文字列の意味は
「0802_Someday」というプロジェクトに入った「Google ⇒Nozbe カレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日 19：30～一時間」で実施するという事です。
ちなみに、文字列の一番後ろについている「！」はNextactionという意味を持ち、Nozbeでは「Sｔａｒｒｅｄ」になります。

これをNozbeで確認すると、この条件にそってタスクが追加されている事が確認出来ますね。

これまでは、タスクを洗い出し、それをカレンダーに割り振るというのが一般的な流れだったと思いますが、このバージョンアップにより、その逆が出来るようになりました。使いこなすのはこれからですが、タスク管理の方法にまた新たな可能性を感じているところです。

前々からプライベート関連のGTDを実践するのにどんなシステムを構築しようかと模索していたのですが、ようやくEvernote⇒Nozbe⇒googleカレンダー⇒Outlookカレンダーの流れで決まりそうです。

そんなツールやシステムにこだわらずにさっさと実行すればばいいのにと言われそうですが、システムや仕組みを考えるのがそもそも好きなのでしょうがないのです。

■プライベートのInboxはEvernoteで一元管理
仕事で発生するタスクは、メール、電話、ミーティングが発生源になる事が殆どですので、サブディスプレイに常時表示してあるOutlookのToDoリストが、一番最初にタスクを放りこむInboxとして一番使いやすいと感じています。

その一方、プライベートのタスクが発生する(思いつく)のは、自宅でノンビリしている時や、電車に乗っている時など、いわゆる三上と呼ばれる時間帯です。

「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1
「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その2

その他にも、ネットをブラウジングしている際に気になる記事を見つけたりすると「後で読む」と言うタスクが発生しますし、TwitterのTLを眺めている時には、誰かの呟きに触発され「何かしたい」「後で読みたい」「どこか行きたい」などのSomdayリストに入りそうなタスクが発生します。

これらの様な場面で発生するタスクをキャプチャーするのに最も適したツールがまさにEvernoteだと思います。理由はEvernoteへノートを作成する方法の多様さですね。

例えば、先ほど挙げた場面ですが

・自宅でノンビリしている時
FastEverで一発ノート作成

・iPhoneでショートメールの最中
「@GTD#Inbox」 の件名(単語登録済み)でメール送信して「GTD」のノートブックに「Inbox」というタグを付けてノート作成

・ネットをブラウジングしている時
FireFoxのウェブクリップアドオンで簡単にノート作成

・Twitter中
@myen(単語登録済み)にリプライする事でノート作成

このように、その場その場で適したツール、方法を使う事で、ほぼ全ての場面において、気になる事をサクっとEvernoteのInboxにキャプチャー出来るのです。

これが、プライベートGTDのInboxをEvernoteで一元管理しようと考えた理由です。

■処理ステップはNozbeで
GTDの処理ステップを全てEvernoteで実行出来れば素敵なのですが、タスクを分割してプロジェクトとしたり、プロジェクトのタスク一つをネクストアクションにしたり、また、それぞれのタスクに自宅、会社、実行タイミングなどのコンテキストを付加させようとすると、やはり専用のソフトではないEvernoteでは力不足を感じます。

Todo管理のウェブサービス、アプリケーションは山ほどありますが、その中からNozbeを選んだのは、やはりEvernoteとのデータ連携が出来るからです。
連携の方法はとても簡単で、Nozbe上で作成する新しいプロジェクトの名称をEvernoteのタグ名称と合わせるだけです。
※事前にEverNoteのWEBサイトでNozbeからのアクセスを認証させるステップが必要です。

私の場合、Evernoteに「Inbox」と言う名称のタグを作っているのでNozbeで同じ名称のプロジェクトを作ると、自動的にEvernoteで「Inbox」のタグを付けたノートがNozbe上に表示されます。
↓ こんな感じ

■週次レビューでEvernoteからNozbeへ
EvernoteノートをNozbeに読み込んだ時点では、それはランドリーボックスに放り込まれた洗濯物と一緒で仕分けが全くされていません。
その仕分けがされていない洗濯物(ノートの数々)を確認し、行動に移すかどうかの判断や、具体的なタスクの分類を行う必要があります。
その作業を週に一度、いわゆる週次レビューの際に行い、実行可能なタスクへ変換するのですね。

■NextactionのタスクはGoogleカレンダーからOutlookカレンダーへ
Nozbeを使おうと決めたもう一つの理由は、Nozbeで設定したスケジュールをGoogleカレンダーに吐き出すことが出来ることです。
仕事で使っているOutlookカレンダーやiPhone、iPadのカレンダーアプリの多くは、Googleカレンダーとの同期機能を持っているので、タスクの期限や処理するタイミングを確認するのに、わざわざNozbeを立ち上げる必要がなく、通常使用しているカレンダーアプリで簡単に確認が出来るのがメリットです。
最初に仕事上のタスクはOutlookのTodoリストを使っていると書きましたが、そのタスクはOutlookのカレンダーで割り振りを行っています。
また、OutlookカレンダーはGoogleカレンダーを読み込むことが出来るので、最終的には、仕事及びプライベートのタスクを常時表示しているOutlookカレンダーで一元管理するという最終目的が実現出来たわけですね。

■まとめ
Evernoteの使い方というより、EverNoteをInboxとしたNozbeの使い方になってしまいましたが、こういうエントリーを書けるのも、APIを公開し多種多様なサービスと連携を取ることが出来るEvernoteの柔軟性があってこそでしょう。

今後は記憶の外部保存スペースとしてだけではなく、例えばノート内でマインドマップを描けたり、簡単なスプレッドシートが扱えたりするなど、思考の場所、その保存場所としても使えるように進化して欲しいものですね。

7/25日に開催された東京ライフハック研究会Vol.1の分科会として、(仮称)東ラ研タスク管理分科会を立ち上げることになりました。
私とヨシナさんの二人が中心となり、これから募集するスタッフと一緒に運営していくことになると思います。

この分科会についてのヨシナさんの紹介記事はこちら
http://www.447blog.com/2010/08/blog-post_10.html

タスク管理分科会という事なので、タスク管理の手法やツールについて情報をシェアし、より効率的に仕事やプライベートで掲げている目標を達成できるテクニックを身につけられる学びの場に出来たらと思います。

また、タスク管理の手法やツールというある意味表面的な話に留まらず、それを通して何を成し遂げたいのか？という一歩踏みこんだ議論を行い、目標のシェアーが出来たらいいな、なんて思っています。

開催日時、場所、テーマが決まりましたら

・東京ライフハック研究会公式ブログ、
・googleグループ
・公式Twietterアカウント

にて告知を行ないたいと思います。
Googleグループはどなたも参加できますので、タスク管理や研究会本会に関心のある方は登録してみてくださいね。

最近GTDがただのタスク管理の手法ではないと言うことに、何となく気がついた感じです。これはこれまでの数年間、GTDの守備範囲を仕事のToDo管理にのみ使用していた頃には全く気づくことが出来なかった感覚です。

このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。

それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。 仕事と、プライベートという、微妙に交わりながらも処理する時間、場所、適用範囲が大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。 これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。 それと併せ、仕事とプライベートという２つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。 何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。いくつか具体的に違いを挙げるとすると、

仕事上のタスク処理：テトリス
・強制的に落ちてくるタスクを処理するイメージ
・各タスクの処理には明確な締め切りがある
・職種や仕事の内容により、落ちてくるタスクの量、スピードは異なる

プライベートのタスク処理：ジグソーパズル
・どんな作品を作るかはその人の自由
・明確な締め切りは無いが制限時間はある
・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第

あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。

現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。 (この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)

やっと、本題に入ります。
最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。

「RT @mehori: GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」

ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか？と言う事ではないかと解釈しました。

プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。 なので、ＧＴＤを実践している人にとって、何をｉｎｂｏｘに入れているかが、その人のＧＴＤに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。

ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。

すでに沢山の方が研究会のレポートを書かれているので、詳細については割愛し、全体を通して感じたことを書いてみたいと思います。

他の方のレポート一覧は @matubizさんのブログが最新だと思いますので、こちらを御覧ください（笑）
初回から熱い！東京ライフハック研究会 Vol.1に参加してきました！

感想その1：セミナーの場だけで終わらせないぞ
懇親会の場で同席になった@stiloさんが、御自身の思いを熱く語られていましたが、正直いって、普段の生活、特に仕事場で自分の考えを率直にさらけ出し、熱く語る様な雰囲気は全くないですね。
それ自体は、自分が置かれている職場環境、人の問題ではなく、自分自身がその様な振る舞いを出来ていない事が問題なんだと思います。
最初に行った自己紹介で、自分や同席したメンバーのタグ付けを行ないましたが、普段の生活の中では、職場の同僚のタグが掘り起こせてないし、自分自身のタグも開示出来ていない。たぶん仕事をする上で必要最小限のタグを使ってコミュニケーションを行っているのでしょう。

実践したいこと：会社でも同僚のタグを掘り起こし、なおかつ自分のタグも開示する


感想その2：幅は狭くとも深い溝がある？
研究会の始まりのあいさつで、主催者の@beckさんが話されたこの研究会の目的として

・仕事術をもっとカジュアルに、敷居を低くする

というものがありました。
会の目的としては、敷居がちょっと高い仕事術をもっと一般人向けにしよう。自分たちの手で自分たちの仕事術を作り上げ、みんなでシェアーしようというものだと理解しています。研究会自体がその学びと実践の場ということですね。
では、この第一回目のセミナーに参加した私たち、遠く名古屋や石川など本当に遠くから参加された方もいらっしゃった参加者が、果たして本当の一般人と呼べるのか？と、ふと感じてしまったのです。（テーブルでご一緒させて頂いた方のお二人は本も出版されていて、すでに一般人ではなかったか（笑））

ＬＴの最後を飾られた@Stiloさんが、ライフハッカーは可能性を知っている人という表現をされました。
具体的には、参加者のほとんどが持っているiPhoneは、それ自体に可能性があるのではなく、我々がそこに色々な可能性を感じているのだと。

そういう意味では、ここに集まった人たちのほとんどが、すでに可能性を見ることが出来る人達なんだと思うんですよね。
同じテーブルの人たちが普通にiPhoneを使い、バックの中からiPadとBluetoothのキーボードを当たり前のように取り出すような集まりは、他では絶対に見かけません！（笑）もう、この時点で、かなり偏った人たちの集まりだと思うのですよ。もちろん良い意味でね。

では、もう少しそこから外れた、本当に一般的な人達にこの学びをシェアーするにはどうすればよいか？
と考えると、簡単にはいかないんだろうなと、感じてしまいます。無理やり参加させたとしても、たぶん「思ったより面白かった」で終わってしまいそうな気がするのです。

ここまで書いておいて、まとまりがつかなくなりましたが、自分が今感じている課題は、今身につけているスキル、テクニックを身の回りの人たちにどうやって広めるか、なんですよね。
その際、どちらかかと言うと保守的な特定の同僚にどうやってアプローチするか。。。ですね。

実践したいこと：会社でもＧＴＤの実践者を少しずつ増やせるよう、勉強会をはじめるぞ！


感想その3：リーダーシップの重要性
ジェイムズ・スキナーの本「成功への9ステップ」で『リーダーシップとは自分の夢に他人を巻き込む力のことだ』という言葉がありました。
この言葉を主催者の@beckさん他、スタッフの皆さんに贈りたいと思います。
皆さんのリーダーシップがあったからこそ、初回から満員御礼の熱い研究会が開けたのだと思います。
準備は大変かもしれませんが、次回も期待してますからねっ！


感想その4：ライトニングトークについて
発表の場を与えて頂いてことを、先ずは感謝です。
ＬＴはもちろん、大人数を前にしたプレゼンも未経験でしたので、いやはや、まったくもってエキサイティングでした（笑）
発表した内容について軽く補足すると、ネタ自体はこちらの記事（ストレスと上手く付き合おう）を短く纏めたものですね。

ベースとなる考えとしてはＮＬＰ（神経言語プログラム）で紹介されている、リフレーミングというテクニックです。物の見方を変えると感じ方がガラリと変わるものですが、それを言葉の力を利用して行おうというものです。日本にも古来から言霊という言葉があるように、言葉のもつ力は思っている以上に大きいのですね。
色々な場面で、色々な言い換えが出来ると思いますので、是非日常生活の中で使ってみてください。

それと、最後に紹介した「ありがとう」の呪文ですが、これは『鏡の法則』という書籍の内容の一部を紹介したものです。
今はアマゾンでも書籍として販売されていますが、30ページほどの無料pdfとしても配布されているので、是非読んでみてください。
（たまたま職場で読んでしまい、涙を抑えられなくなって困ったシロモノです）

ダウンロードはこちらから：http://coaching-m.co.jp/reportaaa.pdf

スピリチュアル的な事はいまいち分かりませんが、心理学的には「三観法」という心理療法に近いものなのかな？なんて思ったりしています。

実践したいこと：次回もＬＴやりますよ～


感想その6：ライトニングトークのネタについて
ライトニングトークのネタですが、自分が面白いと思ったネタは発表者の承認があれば、スライドを借りて発表できるようにすると面白いかなと思います。
同じネタでも、違った視点、切り口で発表されると、元ネタの人も新しい気づきがあると思うんですよね。
なおかつ、もし東京メンバーが名古屋研究会に参加して、学んできたネタを東京で披露すればＬＴの気づきが名古屋、東京という場を超えて広がると思うのです。
あとは、ＬＴやってみたいけど、ちょっとネタが思いつかない、スライドを作るのがどうしても苦手だという人が、とっかかりとするにも良いのかなと思います。
Dropboxの共有フォルダーに過去のスライドを全て保存しておいて、発表者は自由にアクセス出来るような仕組みを作るのはどうだろう？


感想その5：研究会の進行について
参加者が沢山だったので、自分のテーブル周りと懇親会のテーブル周辺の方としか交流が出来なかったのが残念。
（もっと自ら積極的に挨拶回りをすればよかったのですが。。。）
名札にTwitterのアイコンシールを貼ったものの、遠くの方まではなかなか認識できず、参加されているはずのフォロワーさんを見つけることが出来無かったんですよね。
最初に自己紹介とまでは言わないまでも、プロジェクターにアイコンを写し、その方が手を上げるなどのステップを踏めば、もう少し全体的に顔とアイコンが一致して交流をしやすくなるのではないのかな？

感想その6：自分にとってのライフハックについて
正直言って、ライフハックという言葉は、まだ今ひとつ腹に落ちていないんですよね。僕の好きな言葉で一番好きなのはアンソニー・ロビンズのこの言葉です。
これを実践する具体的なテクニックが自分にとってのライフハックなのかな。

CANI＝Constant And Never-ending Improvement.
（絶え間なくずっと続く改善）

何を改善して行くかは人それぞれだと思うのですが、小さいことではあっても少しずつの改善が大きな力となると思うのです。

他に感想は色々ありますが、今日はこの辺で！

外出先や Outlookがインストールされていない場合、Outlookの代替としてGoogleカレンダーを使うことが出来ます。 無料で使えるウェブカレンダーは色々ありますが、操作性や拡張性、共有の柔軟性などを考えるとGoogleカレンダーが最も優れていると思います。
今回のエントリーでは、通常使用するOutlookとGoogleカレンダーを同期させることで、ネットにつながっているＰＣならどこでも自分のスケジュール確認を可能にする方法を紹介します。

OutlookとGoogleカレンダーを同期させるためには、それぞれのカレンダーに登録されている情報を受け渡すためのアプリケーションが必要です。
フリーのものであればGoogle提供しているGoogleSyncがありますし、有料のものならば私が使っているSyncMycalというソフトがお勧めです。

自分一人だけのスケジュール管理ならば GoogleSyncでもよいのですが、このアプリケーションではGoogle、Outlookそれぞれ一つのカレンダーしか同期処理を行うことが出来ません。
その点SyncMycalは複数のカレンダー同士を同期させることが出来るので、プライベートのカレンダーと仕事のカレンダー、仕事についてもプロジェクト毎や、チームメンバー毎のカレンダー同士の同期を取ることが出来るようになります。

このソフトのフリー版でも同じ機能を持っているのですが、フリー版では時間指定の同期処理が出来ず、同期を取る際にはOutlookの画面に表示される【同期ボタン】をその都度クリックする必要があります。 私はそれが面倒なので、25$を払ってこのソフトを購入しました。 ソフトのインターフェイスは全て英語なので、購入の方法と設定について簡単に紹介したいと思います。

・ダウンロード
こちらのアドレス　(http://www.syncmycal.com/google_calendar_synchronization.htm) へアクセスし、 使用するOutlookのバージョンのインストーラーをダウンロードしてください。

・アプリケーションのインストールは特に問題ないと思いますので割愛します。

・インストールが完了しＰＣを再起動すると、タスクバーにアプリケーションのアイコンが表示されますので、メニューの「Setting →Sync Operation」を選択しカレンダーの追加画面を開きます。


・新規にカレンダーを追加する際は Add →Appointment Stepをクリックし登録画面を開きます。


・カレンダーの設定画面
1：画面上部のOperationで同期処理を行う期間の設定を行います。
2：OutlookCalendarDetailで同期させるOutlookのカレンダーを選択します。
3：GoogleCalendarDetailで同期させるGoogleカレンダーを選択します。自分で作成したカレンダー、またほかの人と共有設定をしているカレンダーがあればその一覧が表示されるので、Outlookと同期させたいGoogleカレンダーを選択してください。




・同期の方法ですが、Googleカレンダーからのダウンロードのみ、Googleカレンダーへのアップロードのみなどの選択が出来ますが、ここではお互いのデータを双方向に同期させるためGooglePresedenceを選択します。

これで同期ツールの設定は完了です。フリー版の場合は同期させたいときに同期ボタンをクリックしてください。有料版の場合は同期間隔を指定出来るので、この画面で設定してください。

以上の作業で複数のGoogleカレンダーと Outlookカレンダーを同期させる事が出来るようになります。

次回のエントリーでは、仕事のメンバー間でカレンダーを公開、共有する方法、メリットについて紹介したいと思います。

遅くなりましたが、5月30日に渋谷のカラオケボックスで開催した東京まったりGTDオフ会の感想についての感想記事をアップしたいと思います。

・参加者
ヨシナさん： @447life
toRu^o^enDoさん：　@beer10938
Daisuke Miuraさん：　@drakontia
hiroさん：　@hiro
真毅（まこと）さん：　@ichikawamakoto
nomicoさん：　@nomicox
noriko kさん：　@norixnori
メグ：@KumanokoMin← 妻
もぐ太：@mogta ←息子
モヨリ：@Moyori ←私

参加して下さったのは、私も含めて８名＋１赤子の９人でした。
私の妻@KumanokoMinと@norixnoriさんの2人が専業主婦で、それ以外の男性参加者は会社員という構成でした。

・自分の気づき
今回のオフ会で改めて気がつかされたのは、自分のGTDはかなり偏っているなぁ、という感想。そだよね、このエントリー「週次レビューの必要性」でも書きましたが、収集しているタスクが仕事の事ばかりで、それ以外の事についてはほとんど出来ていないんですよね。

•inboxってなに？
オフ会の中で参加者の皆さんに色々と質問させて頂いたのですが、その中で「皆さんのinboxってなに？そもそもinboxってどういう位置づけ？」と、素朴な質問を投げかけてみました。
収集するツールとしては、デジタル、アナログ様々でしたが、そのやり取りの中で出てきた「inboxはランドリーボックスの様なもの」という比喩は、改めてGTDの本質を表す良い表現だなと感じました。
ランドリーボックスには、家の中にある汚れ物が全て集められる必要があり、靴下とYシャツは別の場所に入れたり、その中に入れ忘れがあったりすると混乱してしまいます。
とにかく、一度全ての汚れ物をランドリーボックスに入れてしまうことが重要なんですね。

自分の事に置き換えてみると、仕事上の気になる事はすべてリスト化され、処理され、毎日レビューする事で、GTDに出会う前と比較するとストレスフリーを達成しているのですが、そのリストの中に日常生活における気になる事が入っていないので、本当の意味でのストレスフリーを実現出来ていない事に気がついた訳です。

GTDのinboxをランドリーボックスに例える話について、もう少し感じた事を書きますね。
私たちが家の中にある汚れ物をランドリーボックスに入れた後、その仕分けを行いますよね。

例えば

・今すぐに洗うもの
・洗う必要の無いもの
・注意深く洗うもの
・洗うかどうか判断に迷い保留にするもの
・クリーニングなど人に頼むもの

などなどの処理を行った後で実際の洗濯を行うのですが、この流れってGTDのタスク処理プロセスと全く同じですよね。
これに気がつき、GTDのシステムが改めて腑に落ちた気がしました。

・反省点
初回という事で、開催場所、進め方についてはもう少し改善の余地があったかも。もう少し色々な質問を準備しておけばよかったなとか。。。

場所については今回が初めての試みということで、出来るだけ参加費を抑えられるよう、開催場所をカラオケボックスにしてみました。
当初予約していた二時間では全然足りず一時間延長をして計三時間。一人飲み物二品注文し、食べ物を少し頼んで1800円/人
昼間のオフ会だったので、窓のある明るい部屋、贅沢をいえばもう少しスペースに余裕のある部屋だと良かったかもしれませんね。

・次回のオフ会構想
今回は最初の一時間弱が、自己紹介と簡単なGTD実践方法紹介の紹介で終わってしまったので、それ程まで突っ込んだ話を出来ませんでした。
それと、場所がカラオケボックスという事で、席の移動が難しく、座る場所が固定されてしまい、近くの人としか話が出来なかったのが少し残念でした。

もし、同じメンバーで次のオフ会を開くならば、次回は貸し会議室を借りてセミナー形式とか、参加者がそれぞれミニプレゼンを行い、みんなのフィードバックを貰うとか、そんな内容にするとかどうでしょう？
そんな感じのプチセミナー形式のオフ会と、今回のような軽いノリのオフ会を二ヶ月に一度くらいのペースで交互に開催すると面白いかもしれませんね。

私がGTDに出会う前、仕事のマネジメント手法としてWBSというシステムを使っていました。 WBSとは（Work Breakdown Structure）の略語で、もともとはPERT （Program Evaluation and Review Technique）というシステムと併せ、冷戦時代の米海軍が原子力潜水艦を設計する際に、最適な工程管理を行うために使用していた手法が原型とされています。

詳しい説明は

@IT情報マネジメント
WBS：http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/wbs.html
PERT： http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/pert.html

をお読み下さい。

WBSの最初のステップとして、目標を達成するのに必要な成果物を洗い出し、それらを更に細かい項目へと分割するところから始めます。
この部分はGTDの考え方と似ていますね。

その後のステップはGTDと少し異なりますが、このWBS、ＰＥＲＴのマネジメント手法もなかなか面白いので、その考え方について簡単に説明したいと思います。

WBS（ＰＥＲＴ）では一つの仕事を終わらせる為に必要なプロジェクトを洗い出し、それをアクションレベルのタスクまで小さく分解し、各タスクを処理するために必要な時間、リソースを割り振ります。
そして各タスクの主従関係を矢線で結び、全体として必要な時間とリソース量を可視化するというものです。

簡単ですが、そのイメージを書いた物が以下の工程表です。 このサンプルでは、この仕事を終わらせるために必要なプロジェクトを三つ挙げ、それをさらに細かいタスクに分割しています。

WBS（ＰＥＲＴ）では、このネットワーク図を見ながら、この仕事を完了させるのに必要なクリティカルパスを割り出します。
クリティカルパスとは、全体の工程の中で、このタスク、プロジェクトに遅れが生じると、全体の工程にまで影響を及ぼすというギリギリの工程を言います。

例えば、この工程表のプロジェクト1のタスク２、タスク３の作業工程に遅れが生じても全体の工程には影響しませんが、プロジェクト２（タスク1）~プロジェクト３（タスク３）までのどれかに送れが生じると全体の工程にまで影響を及ぼすというタスクの流れのことです。

工程管理を行う際は、このクリティカルパスを意識し、ここに遅れが生じないよう人員と時間を割くことで、全体の工程に遅れが出ない様に工程管理を行います。

考え方はシンプルで、それを実行させるためのシステム（ソフト）があるにも関わらず、実はこのマネジメントシステムを上手く使いこなす事が出来ませんでした。

この工程表を見ると、プロジェクト1とプロジェクト２の一部が重なっているので、そこには最低でも二人の人員を割り当て作業の重複を避ける必要があります。

たとえば、こんな感じですね。

ここでは、プロジェクト１をMoyori、プロジェクト２をMogtaがそれぞれ担当することで、作業の重複を避けるようにしています。

しかし、実際はこんな感じ

人員不足と、上限を抑えられた外注費率により、結局全ての作業を自分で行う事になる事が殆どでした。
私が二人居れば問題ないのですがそうも行かないので、この様な状況になった場合は

Moyori(一人目)： 9：00 ～17：00
Moyori（二人目)：17：00～24：00

と、一人二交代制で働かざるを得ないという状況でした(涙目)
タスクがもう一つ増えると、

Moyori（三人目)： 24：00～9：00

と、一人三交替制になることもしばしば。。。(涙目)

工程を管理しているようで、結局出来ないことへの無力感から、そのうち真面目に作るのをやめてしまったというのが実際のところです。

しかし、この工程表を作成するのは、全体の工程を把握し、作業項目、検討項目の抜けが無いかを把握するのには非常に有効な方法だと思います。

私が使っていたのはMicrosoft Projectというソフトでしたが、Projectと完全データ互換を持つフリーのソフト（OpenProj ）などもありますので、興味のある方は一度試してみてはいかがでしょうか。

前回のエントリー「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1では、三上(馬上、枕上、厠上)と呼ばれる人がリラックスしている時に生まれたアイデア(タスク)をGTDのシステムに入れるこ とで、ストレスを回避する必要があると説明しました。

ここで一つ補足しておきますが、その様 なリラックス出来ている時間に、仕事上のタスクを思いつくのは完全なストレスの原因になりますが、その内容が、仕事上の物ではなく何かワクワクする様ななアイデアだとしても、ストレスの原因となり得ます。

何故かというと、その場に紙やパソコン、携帯電話など、そのアイデアを書き留め る道具が無いと、それを記憶に留めておく道具として自分の脳（記憶力）に頼らざるを得ません。

人間の脳は時間の経過と共に記憶を忘却するよ うに出来ており、記憶を長期的に保持しておくことが苦手です。
その苦手な事を頑張って行おうとするとそれがストレスに なる。これが、思いついた内容が楽しい物であったとしても、その場でアイデアをキャッチしておかないとストレスになり得る理由です。
今回のエント リーでは、三上で生まれたアイデアやタスクをその場でキャッチしておくために私が使っているツールを紹介したいと思います。

ツー ルその１～Evernote

先ほど人の記憶についてコメントしましたので、記憶の保存ツール、外部記憶ツールとして最適なEvernoteを最初に紹介したいと思います。
Evernoteの機能、操作方法、そのソフトの基本思想については、それだ けでも本が一冊書けてしまう程ですので、その説明については割愛させて頂きます。

書籍としては
・できるポケット+ Evernote
・Evernoteハンドブック

使い方について紹介しているサイトとしては
・ただのメモでは勿体ない！Evernoteに人生を記憶しよう
・Business Media 誠

等がありますので、こちらを参考として下さい。
では、 具体的なアイデア(タスク)のキャッチ方法ですが、Evernoteの標準アプリは手軽に使うには少し挙動が遅いので殆ど使ってません。
標準アプリを使う のは、外出先で登録したノートを検索し保存した情報を取り出す時、または、これから紹介するアプリ(fastever)では出来ない写真のアップーロードくらいです。
さて、すでに名前を出してしまいましたが、私がEvernoteにメモを送るツールと して使っているのはFasteverというアプリです。

ツールその２～fastever

このFasteverというアプリが使いやすく感じるのはとにかく起動からメモの入力、送信、そして次のメモの入力までの挙動がシンプルかつ早いためですね。
標準 アプリと比べるとその差は数タップ、時間としてはコンマ数秒かもしれませんが、このあたりの差が使用感に大きく差をつけている感じです。

前 回のバージョンアップで入力時に保存先のノートとタグを選択出来るようになりましたが、その仕分けはデスクトップで行なうと割り切れば、起動、入力、送信 がほんの３ステップで出来てしまいます。

保存したノートの送信がバックグラウンドで行われるため、送信している間に操作が出来なく なる(ほんの数秒ですが)事が無いのも、操作性の向上に寄与していると思います。

ツールその3～ Egletlist

次に紹介するのはEgletlistと言うアプリです。
このアプリについては、まだ使い こなせているとは思えないので、詳しい説明は出来ないのですが、簡単に機能だけ紹介すると、Evernoteのチェックリストのみを動機させる事が出来る アプリです。

EvernoteをGTDのメインツールとして使っている方、または簡単な買い物リストやチェックリストとして使われ ている方にお勧めです。
チェックリストの同期にのみ機能を絞っているため、使い勝手としてはEvernoteのデスクトップクライ アントを使うよりも手軽で使いやすいかもしれません。

また、近々予定されているメジャーアップデートではGTDのツールとして、さ らに最適化されるとのウワサも聞こえてきています。
使い方については@goryugoさんが詳しく研究されてい らっしゃいますので、もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらのサイトをご覧になって下さい。

これから紹介するのが、私がタ スク追加のツールとしてメインに使っているものです。
これまでのエントリーで、私がタスク管理に使用しているのはOutlookと説明しましたが、前 に紹介したEvernote系のツールはOutlookとの同期が取れないため、後で見返してOutlookのタスクリストに転記する必要があります。
出来ればその様なワンクッションは省きたいので、直接Outlookのタスクリストと同期が取れるツールが欲しくなってしまうのが人情と言うものw。
色 々と探した結果、現時点で私が使っている２つのツールがその機能を備えており、日常的に使うツールとなっています。

ツー ルその4～willcom03

現在、私は携帯電話としてiPhoneを使ってますが、機種変更をする前はウィルコムの willcom03を使ってました。

抵抗膜方式のタッチバネルがモッサリしていて、iPhoneと比較するとUIが残念過ぎる端末ではありましたが、Bleutoothの外部キーボードが使え、単体でもフルキーボードが使えるので、いま振り返っても高機能な端末だったと思います。(今でもPDAとして活躍 中です)

この端末では、ホーム画面の「仕事」をタップすると、以下のような入力画面が表示されるの で、後は上部の入力欄にどんどんタスクを入力すれば良いだけです。

タスクの分類もこの端末上で出来ることは出来るのですが、目的は 素早くアイデア(タスク)を追加することですし、分類はデスクトップのOutlookに同期させたあとの方が楽にできますので、ここでは入力作業だけに留 めておきます。
ここで完璧に入力をしようと考えると一つ一つのタスク入力に時間がかかり、ストレスになるのでお勧めしません。
さっと入力する習慣をつける ためにも最低限の作業に留めておきましょう。

端末に入力したタスクは、母艦となるOutlookがインストールされたPCにUSB で接続することで同期を取る事が出来ます。
最新のWindowsmobile端末では改善されているかもしれませんが、有線でないと同期が取れないのは ちょっと残念な所です。(※BleutoothでPCと接続することで、USBケーブルを省くことまでは出来ます。)

ツー ルその５～A PP igo Todo

willcom03の二年縛りの呪いを断ち切り機種交換に踏み切ったのが、現在携帯電話として も使っているiPhone3G(あと一ヶ月買うのを我慢すれば待てば3GSに出来たのに。。)です。

iPhone 用のタスク管理アプリはそれはもう沢山有りますが、その中から私が選択したのがAppigoTodoです。
理由としては先に述べた Outlookとのデータ同期機能ですね。
同期させるためには、ちょっとだけ一工夫が必要ですので、設定方法について説明しておきた いと思います。

必要なソフト、サービス
１：Toodledo
Outlook とApｐigoTodoのデータを同期させるための中継地点として利用しますので、サイトにアクセスしアカウントを取得して下さい。

２：Toodledo Outlook Sync
次 に準備するのがこのソフトです。
このアプリはOutlookがインストールされているPCに入れることで、Outlookのタスクリストをアップロード し、Toodledoのタスクリストと同期を取ることが出来ます。
アプリはこちらのサイトからダウンロードして下さい。

３：ApｐigoTodo
iPhone にインストールするのはこのアプリです。このアプリ単体でもGTDの実践ツールとして利用出るほど高機能、かつ操作性にも優 れているので、Outlookとの連係を考えなくて良い方にもお勧めです。
動機させることのサービスとしては、Toodledo他にＲＴＭ（Remember The Milk）も選べますが、ＲＭＴはそれ専用のアプリがあるので、あえてToodledoと同期を取る必要はないでしょう。

これらの設定を行う事で、Outlook とiPhoneのタスクリストを同期する準備が出来ます。
あとは、思いついたタスクをドンドン入力しておけば、自動的に Outlookに同期しますので、入力したタスクの分類はデスクトップのOutlookでじっくりやりましょう。
入力したタスクの分類方法は以下のエントリーをご確認下さい。

タスクリストの分類方法～その1
タスクリストの分類方法～その2

ツー ルその6～ＲＴＭ（Remember The Milk）

最後に紹介するのはRTM（Remember The Milk）です。
これまでに紹介したツールは主に仕事用として使っていますが、このツールはどちらかと言うとプライベート用として使っています。
それも私個人だけの物ではなく、家族のToDo管理ツールとして使っています。

使い方としては共通のアカウントを作り、私と妻両方のiPhoneにインストールします。
例 えば、ここには買い物リストや、お互いが処理すべきタスクリストを入れておくようにします。

当然ですが、データはiPhoneの本体ではな くオンラインのサーバー上に保存されるので、お互いが追加したタスクをお互いの端末で共有出来るという方法です。

例えば、奥さんが買い物に出かけた後、何か買って来て欲し い物を思いついた場合、手元のiPhoneから買い物リストにその内容を追加します。
すると、買い物に出かけた奥さんはお店で買い物リストに追加されたリス トを確認し、商品を買い物籠に入れるという流れですね。

以上が私がふと思いついたアイデア（タスク）をキャッチするのに使っているツール、テクニックでした。

先週5月8日に参加したマインドハック研究会で講師の@nokibaさんがタスク管理ツールの色々について説明して下さいました。
その中で人の記憶の段階について説明があったのですが、それが

・記銘
・保持（貯蔵）
・想起（検索）

の三つです。
前回、今回のエントリーでアイデア（タスク）をキャッチするという表現を使いましたが、心理学的に正しい表現とするなら、このなかの「記銘」というのがそれに当たるのでしょうね。

通勤途中の電車の中やトイレでならまだしも、寝ている布団の中で、気になる仕事の事を考えているようでは、睡眠の質も下がり、十分な休息を取る事が出来なくなってしまいます。

そのためにもGTDの 基本である「気になる事を信頼出来るシステムに全て入れておく」というプロセスが必要となるのですね。

会社で仕事中なら、思いついたタス クは、常にサブディスプレイに表示させているOutlookに入力すれば良いのですが、電車の中、布団の中ではそうも行きません。簡単、かつ効率的に思い ついたタスクをinboxに保存する方法が必要となります。

紙とペンを手元に置いておき、思いついたその瞬間に書き留めるのが一番早いの でしょうが、字を書くのがとにかく苦手（嫌！）な事と、出来ればデジタルツール一本で行きたいという気持ちがあるので、時と場所によってデバイス、Web サービス、アプリケーションを使い分けるようにしています。

使用しているデバイスとしては、Willcom03、iPhone
使 用しているWebサービス、アプリケーションとしてはApigo ToDo、EverNote、FastEver、Twitter、Egrelist、Remember The Milk などですね。

次回のエントリーでは、それぞれサービス、アプリをどのように使っているか簡単に紹介したいと思います。