このまま一生β版

先日簡単に紹介したOutlookとGoogleカレンダーを始め、各種クラウドサービスのデータを同期するソフト(Gsyncit)の設定方法について紹介したいと思います。

 

▽前回の記事

これは何だ？Outlookと複数のクラウドサービスを同期するアプリ – このまま一生β版 

 

■インストール
インストールするファイルはこちらからダウンロードできます。

▽自分のＰＣ環境にあったファイルをダウンロードしてください。

私の使用環境はOutlook2010、OSはWin732bitです。

 

インストールが完了すると、OutlookのメニューにGsyncitのメニューが追加されます。

 

■同期のセッテイング
【Setting】をクリックすると、同期が出来るサービスの一覧画面が表示されます。

 

上からGoogle、Toodledo、Evernote、Dropbox、Simplenote、Nozbeと、メジャーなサービスが並んでいます。

 

先ずは一番上のGoogleから連係させてみましょう。

サービスの選択メニューからGoogleを選ぶと、以下の詳細メニューが表示されます。
このソフトでは、Googleのカレンダー、連絡先、ノート、タスクの各データをOutlookと同期出来るようです。

 

■カレンダーの連携
それでは早速GoogleカレンダーとOutlookカレンダーを同期させてみましょう。

 

▽【Calender Synk】をクリックして表示される画面下の【NEW】をクリックします。

 

▽Googleのアカウントを認証するため、メールアドレスとパスワードを入力します。

 

▽入力後【Verify Account】を押すと、認証が完了します。

 

次に、Googleカレンダーと、Outlookの連携を行いますので、Googleカレンダーの選択画面で、同期させるカレンダーを選択します。

 

今回はNozbeのカレンダーを選びました。

 

次に選択するのはOutlook側のカレンダーです。
▽Outlookに、Nozbeという名前のカレンダー新規作成しました。

 

設定が終わり、メニューの【Sync】ボタンを押すと以下の確認画面が表示されます。
ライセンスを購入するとこの画面は出なくなるようですね。

 

▽UseEvaluationを押すとデータの、同期が始まりましす。

 

動機完了後、Outlookのカレンダーを開くと、Googleカレンダーで入力していた予定が表示されているのが確認出来ました。

△ちなみに、このカレンダーはNozbeで設定しているタスクリストの実行予定日となっています。

 

ですので、Nozbe側で実行予定日を変えるとOutlookカレンダーに反映されますし、逆にOutlookカレンダーで予定を変更すると、Nozbeへも反映されます。また、カレンダーで予定を新規作成すると、Nozbeに新規タスクとして登録されます。

 

■GoogleTaskとの同期
次は、OutlookのToDoリストと、GoogleTaskを連係させてみましょう。

手順はカレンダーと同じで、左のメニューから【TaskSynk】を選択し、Googleのアカウント情報を入力します。

これで、GoogleTaskのリストを選択出来るようになります。

 

ここでもカレンダーと同じく、GoogleTaskのタスクリストを同期させるリストをOutlook側に作成します。

これで、GoogleTaskのタスクリストをOutlookに連携できます。

 

■Nozbeとの同期
次は、NozbeとOutlookのToDoリストを連携させるのですが、これも同じように、設定画面でNozbeに登録しているメールアドレスとパスワードを入力します。

 

このソフトでは、プロジェクト毎にデータの同期が出来るようですが、今回はNozbeに登録している全てのタスクを同期するよう設定しました。

 

Outlook側でも、同期用のリストを作ります。

 

これでOutlookのTodoリストとNozbeのタスクリストを同期させる事が出来ます。

 

■同期の設定
同期の基本設定は、メニュー左下の【Sync Setting】から行います。

▽自動同期の間隔は「20分」としました。

 

▽Outlookを立ち上げ時、終了時に同期を行うよう設定。

これで、OutlookとGoogleのカレンダー、そしてGoogleTaskとNozbeのタスクリストをOutlookと同期が出来るようになりました。

 

■まとめ
残念ながら、Outlookのタスクリストにフォルダー、若しくはサブタスクといった階層構造が無いため、同期した時点で全てのタスクがフラットにずらりと並んでしまい、Outlook側で適切な管理が出来ません。

Todoの同期が出来るサービスとして、Nozbeの他にToodledoも選択できますが、これについても、Tasklistに階層構造が無くなってしまうため、運用としてはいまいちです。

全てのタスクではなく、特定のフォルダ、特定のプロジェクトを選んで連携を行えば、場合によっては便利なのかもしれませんね。

 

他にも様々なサービスとの連携が出来るようですので、もう少し使い方を模索したいと思います。

１.仕事の悪循環を絶つには
複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。

時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。。。という悪循環に入ってしまいます。

下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。



その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事（仕事3）についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。
特に、仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。。。なんて事にもなりかねません。
と言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。


２．気の重い仕事に着手するには
問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。
「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。
意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。

そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。
今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。

Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。
この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。

これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。
ちょっと情けないですが、そんな状況に似ていると思います。
自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。
気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。

3．時間を割り振ることで気持ちにも余裕を
また、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。



もちろん、この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。

中、長期的な仕事のスケジュールを考える際、すぐに着手出来る「アクション」以外のタスク、例えば「通常作業」「作業見極め」に分類されているもので。例えば

• 着手までに時間の余裕があるタスク
• 困難な内容で簡単に着手出来無いタスク
• 単一の作業で、処理に一日以上かかるタスク

このような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。

前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。と説明しました。
しかし、なかなか先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。

下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。

また、仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。
そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。
それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。
その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。



前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。
そしてそれらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。

前回のエントリーで、タスクをカレンダー上に落とし込む手順について説明しましたが、これを行うことによって得ることの出来るメリットについて、もう少し掘り下げて説明をしたいと思います。

１タスク処理に必要な時間を把握する

タスクを洗い出し、リスト化しただけでは、それらを処理するのに必要な時間が分かりません。
その仕事を終わらせる為に必要なタスクをカレンダーに並べ、時間を割り振る事で初めて全体の作業時間を把握することが出来るのです。

そして、その必要作業時間と、一日の作業終了時間(タイムリミット)を見比べながら

• 作業終了時間を延ばして今日中に終わらせるのか？
• 一部のタスクを人にお願いして、今日中に終わらせるのか？
• 一部のタスクを翌日に回し、作業時間内で仕事を終わらせるのか？

と言った時間配分、リソース配分を検討する必要があるのです。

「今日のタスクを処理した結果、これだけ時間がかかった」ではなく「これらのタスクをこの時間までに終わらせるにはどうするか？」という事を考えるためにも、タスク処理に必要な時間を可視化する必要があるのです。

２ 作業のメリハリをつける

どのビジネス書にも書かれていることですが、作業時間にタイムリミットを設けることは、仕事にメリハリを付ける効果的方法です。
前回のエントリーでは「その日の仕事にタイムリミットを設け、一日の仕事にメリハリを付ける」という内容の文章を書きました。

これと同じく、個別に割り振った細かいタスクにもタイムリミットを設けることで、それぞれのタスクに対する集中力を高める事が出来ます。
人から押し付けられたタイムリミットは、ただのストレスになりかねませんが、自分で設けたタイムリミットは「よし、やってやるぞ！」というゲーム感覚で臨むことが出来るということですね。

３休憩時間を特別に設ける

人の集中力は年齢によっても変化するそうですが、一般的に大人で30～50分と言われています。
ですので、個別のタスクにタイムリミットを設け、それをクリアする為に集中して作業を行うのは、正直言ってかなり疲れます。

最近試しているは、例えば2時間おきに15分、3時間おきに30分など、カレンダーの中に休憩時間を割り振り、次の休憩時間を目に見えるようにすることです。
疲れて来ると、ついつい他の仕事に手を出したり、最近だとTwitterのタイムラインを眺めてしまったりするんですよね。
そんな「少し疲れた、ちょっと息抜き。。。」という瞬間、カレンダーを見ると「あと30分で休憩時間」というのが分かれば、もうちょっと頑張ろうという気持ちになれるのですね。

 

４ 余計な事を考えなくてすむ

カレンダーにタスクを割り振ることで、仕事にメリハリを付けられることの他に、今考えなくてよい事を考えなくて済むというのも大きなメリットです。
これは、カレンダー上に、今自分が進めている作業、次にやる作業全てを表示しているので、今進めている作業の時間枠内では、次の作業の事を考える必要がなくなるのです。
「次の仕事は今の仕事が終わってから考える」
これがカレンダーの中で明確に分かるため、作業をしながら他の作業が気になったり、ついつい他の作業に手を出してしまうことが無くなるのです。

 

５ 脱線した作業から復帰する

そうは言っても急な電話が入ったり、メールの着信があったり、チームメンバーから声をかけられたりと作業を中断させられる場面はたくさんあり、そのたびに集中力がとぎれ、その流れで別の作業を始めてしまう事も良くあると思います。
そんな場合であっても、カレンダーを確認し、本当ならば何をやっている時間なのか？が分かれば、すぐに元の作業に戻ることが出来るでしょう。
今自分が何をしているのかと併せ、今何をしていないか？を確認するのは作業が横道にそれるのを避ける方法の一つです。

次回のエントリーでは、ちょっと気の進まない仕事に着手する方法について書きたいと思います。