昨日のエントリーで書いた、頭の中にある作業リスト（タスクリスト）をすべて書き出すことで頭の中をスッキリさせ、ナレッジワーカー(頭脳労働者)の生産性を向上させるという仕事のやり方は、アメリカのデビット・アレン（David Allen）が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法（2002年）』の中で紹介しているものです。
その書籍のなかで、著者は３時間かけて仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書き出しなさいと言っています。
想像してみてください、机の前に３時間座り仕事、プライベートの分け隔て無く、自分の中で気になっていることをすべて書き出すとどれくらいの量になるでしょうか？
プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、田舎の親への電話など、膨大なリストが出来上がるはずです。
ＧＤＴの考えでは、このリストを作った後、まずタスクリストの分類分けをするように言っています。
まず、一つ目としてはこのリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出します。
この「やる必要のない」の意味合は、この先ずっとやらない事と、すくなくとも今すぐにはやる必要のない事ですね。
削除したタスクについてはやらないと決めたのですから、すっかり忘れてしまって結構です。(やるべき時がくればそのリストを見れば良いのですから。) この作業が終わった時点でタスクリストの２割程度が無くなるのではないでしょうか。
これが意味することは仕事、プライベート併せて気になる事が２割無くなってしまったということです。
今日やる必要の無いタスクを頭の中からも消し去った後は次の作業に入ります。 それはリストのなかから時間をかけずに今すぐ出来るタスクを抽出することです。
すぐ出来るというレベルですが、書籍の中では5分以内で終わることと書かれていますが、私のような設計に従事している会社員にとって５分で出来ることはそんなに多くないので私は３０分以内に出来ることを「すぐに出来ること」のタスクとして考えています。
例えば
・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次について考える
・ちょっと気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする
このような感じで、今すぐに出来るタスクリストを徹底的に洗い出し、朝机に座った瞬間、電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始め、終わったタスクについてはリストから削除していきます。
このようにして作業を始めると、お昼位までには「すぐに出来ること」のリストが半分ほどは終わっていると思います。
どうでしょう、これで３時間かけてリストアップしたタスクリストの５割位は無くなったのではないでしょうか。
残った半分のタスクリストについてはボリューム大きく簡単には終わらない物ばかりだと思いますので、それを確実にこなしていく手順についてはまた明日説明したいと思います。
