■ＧＴＤによって変わった一つの事
仕事術としてのGTDを実践する過程で、自分の内面が大きく変わった事がひとつあります。
たいした話ではないのですが、何か気になること、問題が起きた時、起きそうな時、それに対して「それは何か？」という問いかけが出来るようになった事です。

■ＧＴＤ前の自分
生活の中で生じる色々な問題、特に人間関係に関わるようなことは、少し気になったとしてもついつい先送りにしがちです。
その問題を解決するのに必要な労力、気力よりも、時間が解決してくれることを願った現状維持を選択し問題を先送りにすることで、取り返しのつかない失敗をすることが良くありました。

仕事でもそうでした。何か気になることがあっても、問題が明らかになり、それを方向修正するための時間や労力が生じるのが嫌で、目を背けてしまう。
結局は、どうしようもない時期になって重い腰をあげチェックしてみると、案の定間違いが発覚し、対処の時間が遅くなった分だけ問題が大きくなってしまっている。
ほんとうに、よくありました。いや、いまでもまだありますね。。。。

仕事、プライベート両方で言えたのは、問題に気がついた時、直ぐに対処しておけば良かったという後悔です。後悔先に立たずとはまさにこの事です。
これまでの自分、まぁ、今の自分もまだまだですが、基本的な思考フローが「面倒な問題は先送り」という思考スタイルだったんでしょう。

もしかすると、先送りにする事で、問題がうやむやになったり、忘れ去られたり、別の問題が生じる事で問題にならなくなったりと、そんな駄目な成功体験を積み重ねた事で、悪い思考の癖が身に染みついていたのかもしれません。
ここで出て来たのがGTDです。

■ＧＴＤ中の自分
GTDでは身の回りの気になる事を全て洗い出す事を要求されます。
ストレスフリーを実現させるためには、例外は認められません。
この収集というフローを通す事で、目を背けていた問題や、先送りにしていた課題が白日の元に晒されます。

次の処理というフローの中で、その問題に対して「それは何か？」という問いかけを求められます。 そこで「やらない」という選択をする事も可能ですが、問題を完全に無視出来るほどの度胸はないので、やはり何らかのアクションを取ることを選択します。

ここで明らかになった問題はやはり複雑で、簡単なワンアクションでは完了することはできません。 やはり少しずつ問題を分解し、それを解決するためのアクションも小さく分割することになります。

■ＧＴＤ後の自分
面白いことに、この段階になると、これまでは非常に気が重く、目を背けていた問題がそれ程大変には見えなくなっている事です。
おまけに、その問題も最初のアクションを実行した時点で他の人のサポートが入ったり、実は問題ですら無く、最初の一歩を踏み出しただけで、あっという間に問題が消えてしまうこともありました。
こうなってくると、一体自分は何を恐れ、何を躊躇っていたのだろうという気持ちになってしまいます。
こんな事なら早く手を付けていれば良かったと、またまた後悔先に立たずです。

毎日降りかかる大量の仕事を処理し、作業の効率化を高める。その過程の中でストレスフリーを実現するワークフローとしてのGTDも重要ですが、それ以上に問題を問題と認識し、解決して行くための思考フローを自然に身につける訓練が出来るのがGTDの持つもう一つの側面だと思うのです。

もっと早くこの思考術に出会うことが出来ればよかった。
なんて、後悔しても仕方ない。全くもって後悔先に立たずです。

最近GTDがただのタスク管理の手法ではないと言うことに、何となく気がついた感じです。これはこれまでの数年間、GTDの守備範囲を仕事のToDo管理にのみ使用していた頃には全く気づくことが出来なかった感覚です。

このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。

それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。 仕事と、プライベートという、微妙に交わりながらも処理する時間、場所、適用範囲が大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。 これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。 それと併せ、仕事とプライベートという２つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。 何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。いくつか具体的に違いを挙げるとすると、

仕事上のタスク処理：テトリス
・強制的に落ちてくるタスクを処理するイメージ
・各タスクの処理には明確な締め切りがある
・職種や仕事の内容により、落ちてくるタスクの量、スピードは異なる

プライベートのタスク処理：ジグソーパズル
・どんな作品を作るかはその人の自由
・明確な締め切りは無いが制限時間はある
・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第

あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。

現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。 (この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)

やっと、本題に入ります。
最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。

「RT @mehori: GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」

ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか？と言う事ではないかと解釈しました。

プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。 なので、ＧＴＤを実践している人にとって、何をｉｎｂｏｘに入れているかが、その人のＧＴＤに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。

ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。

昨日のエントリーで書いた、頭の中にある作業リスト（タスクリスト）をすべて書き出すことで頭の中をスッキリさせ、ナレッジワーカー(頭脳労働者)の生産性を向上させるという仕事のやり方は、アメリカのデビット・アレン（David Allen）が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法（2002年）』の中で紹介しているものです。

その書籍のなかで、著者は３時間かけて仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書き出しなさいと言っています。
想像してみてください、机の前に３時間座り仕事、プライベートの分け隔て無く、自分の中で気になっていることをすべて書き出すとどれくらいの量になるでしょうか？
プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、田舎の親への電話など、膨大なリストが出来上がるはずです。

ＧＤＴの考えでは、このリストを作った後、まずタスクリストの分類分けをするように言っています。
まず、一つ目としてはこのリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出します。
この「やる必要のない」の意味合は、この先ずっとやらない事と、すくなくとも今すぐにはやる必要のない事ですね。

削除したタスクについてはやらないと決めたのですから、すっかり忘れてしまって結構です。(やるべき時がくればそのリストを見れば良いのですから。) この作業が終わった時点でタスクリストの２割程度が無くなるのではないでしょうか。

これが意味することは仕事、プライベート併せて気になる事が２割無くなってしまったということです。
今日やる必要の無いタスクを頭の中からも消し去った後は次の作業に入ります。 それはリストのなかから時間をかけずに今すぐ出来るタスクを抽出することです。
すぐ出来るというレベルですが、書籍の中では2分以内で終わることと書かれていますが、私のような設計に従事している会社員にとって2分で出来ることはそんなに多くないので私は３０分以内に出来ることを「すぐに出来ること」のタスクとして考えています。

例えば

・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次について考える
・ちょっと気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする

このような感じで、今すぐに出来るタスクリストを徹底的に洗い出し、朝机に座った瞬間、電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始め、終わったタスクについてはリストから削除していきます。

このようにして作業を始めると、お昼位までには「すぐに出来ること」のリストが半分ほどは終わっていると思います。
どうでしょう、これで３時間かけてリストアップしたタスクリストの５割位は無くなったのではないでしょうか。
残った半分のタスクリストについてはボリューム大きく簡単には終わらない物ばかりだと思いますので、それを確実にこなしていく手順についてはまた明日説明したいと思います。