以前は手帳のカレンダーを使って仕事のスケジュール管理を行っていましたが、Outlookとスマートフォンを使うようになって以来、手帳や卓上カレンダーなど、紙のカレンダーは殆ど使わなくなってしまいました。

PCで使えるカレンダーアプリとして、Outlookの他に、WebベースのものではGoogleカレンダー、Yahooカレンダーなどがありますね。

また会社でグループウェアーを導入している所は、ロータスノーツ、サイボウズなどのカレンダー機能を使っている方もいらっしゃると思います。

グループウェアーのカレンダーは使ったこと無いので比較出来ないのですが

• ＧＴＤのタスク管理をそのアプリ内で行えること
• チームメンバーのカレンダーを重ねて表示出来ること
• 操作が直感的で、タスクの追加、スケジュールの変更がマウスのドラッグで行えること

このような理由により、私のお勧めはやはりOutlookです。

画面上にカレンダーを表示させるには、左のメニューバーから予定表をクリックします。

カレンダーのスパン(月間、週間、一日)を選ぶメニューがありますが、GTDのプラットホームとして使いますので、表示を週間表示にします。

これで、一週間の稼働時間を全てカレンダー上で俯瞰することが出来るようになりました。

２タスクをカレンダーに落とし込む

次に行うのは、画面右に表示されているタスクリストの中から今日実行に移すタスクをカレンダー入れる作業です。

リストに入っているタスクが、以前のエントリーで紹介した分類方法に従って振り分けられているならば、「アクション」の項目に分類されている仕事が今日処理するタスクとなりますので、それぞれをドラッグし、カレンダーにドロップします。

カレンダー上にドロップされたタスクには、タスクリストの記入項目がそのまま表示されるので、タスク一覧に仕事を追加する場合には頭に仕事の内容が判別出来るような頭文字を付けておくと良いでしょう。

例）

仕事１：タスクＡ
仕事１：タスクＢ
仕事１：タスクＣ

仕事２：タスクＡ
仕事２：タスクＢ
仕事２：タスクＣ

仕事３：タスクＡ
仕事３：タスクＢ
仕事３：タスクＣ

と、こんな感じです。

３カレンダー上のタスクに処理時間を設定する

ドロップされた直後のタスクには、その処理に必要となる時間の設定されていないので、ここでそのタスクの処理に必要な時間を見積ます。

Outlookのカレンダーではタスクの単位時間を細かく決めることが出来ますが、あまりにも細かいと画面に一日の稼働時間が全て表示出来なくなり、使いにくくなるので、仕事の最小時間は３０分程度に設定すると良いでしょう。

タスクを終わらせるのに要する時間の見積もりですが、アクションリストからドロップしたタスクは、基本的には細かく分解されている筈ですので、上記で設定したタスクの最小単位（30分）を基本とし、それ以上かかりそうなタスクはその見積もり時間をベースに時間の増減を行います。

時間の増減を行う操作は非常に簡単で、Googleカレンダーと同じく、タスクをドラッグすることで時間の移動、下線をドラッグし広げることで時間の変更を行うことが出来ます。

Outlookのカレンダーは、アプリケーションベースなので、右クリックでのコピー＆ペーストや、CTRL+ドラッグでタスクコピーなどを行うことが出来るため、カレンダー上でのタスク操作は非常に簡単で直感的となっています。

これは、WEBベースのGoogleカレンダー（現時点）では出来ない操作ですね。

GTDを実践する際、このような細かい部分の操作性の悪さがストレスになり、GTDを継続していくための障害になったりするので、使用するツールの選定はとても大事だと思います。

４一日の仕事にタイムリミットを設ける

タスクの数と、必要なタスク処理時間にもよりますが、このようにして「アクション」「手配」など、緊急を要するタスクを並べていくと、一日の有効作業時間があっと言う間に埋まってしまうと思います。

今日の作業時間内に入りきれなかったタスクは、締め切りの日程を考慮し、翌日やそれ以降の日に割り振りましょう。

また、タスクを並べる際、有効作業時間の終了時間を何に設定するかは人それぞれだと思いますが、私の場合２１：００を基本的なタイムリミットとしています。（可能ならば17：30にしたいものです。。。）

このようにして、カレンダーに配置した各タスクと一日の終わりを目に見える形で締め切りを設けることは、ダラダラと作業をしてしまう事を避けるのに非常に効果的です。

今回のエントリーは「タスクリストを定期的に見直し、その時の状況に応じ割り振っている分類の見直しを行いましょう」という内容です。
これはＧＴＤでは週次レビューといわれ「週次レビューを行わなければ、GTDは実践されていない」といわれるほど重要なステップです。

具体的には、週に一度時間を設け、inboxに入っているタスク一覧を見直すことで、それらのタスクが順調に処理されているかを確認する。
そして新たなタスクが出てきたらリストに追加するような作業です。

この週次レビューを行わないと、緊急度が高い「アクション」リストに入っているタスクは順調に処理するのでしょうが、「通常作業」「作業保留」に入っているタスクは、ついつい放ったらかしにしてしまいがちになります。
気がつくと締め切り直前になっていて、慌てて作業に取り掛かるなんて事にもなりかねません。

私がタスクのレビューを行う際のポイントは大きく分けて以下のものです。

• 「アクション」に入っているにも関わらず処理出来ていないタスクはないか？
• 「通常作業」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか？
• 「通常作業」に入っているタスクで分解できるものはないか？
• 「作業見極め」に入っているタスクの潜在的な問題は把握出来ているか？
• 「作業保留」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか？
• 「処理中」に入っているタスクの進捗状況は把握しているか？

この様な点に意識してタスクリストを眺め、各タスクの振り分け、新規追加を行っています。

実際は出社後、作業を開始する前に上記の作業をざっとやりますので、実は週次レビューの時間を具体的に取るという事はやっていません。 最初に偉そうなことを書いて申し訳ありません。（笑）

大切であるはずの週次レビューを行わなくても、ある程度の結果は出しているつもりだったので、自分には週次レビューは必要ないと思っていたのです。

しかし、この記事を読み、「あぁ、やっぱり週次レビューは必要だ」と思い直しました。

何かというと、Lifehacker(日本語版)「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」です。

ここではGTDの生みの親、デビッド・アレンのタスク分類方法が紹介されていました。 改めて紹介します。

• 必要ないし、やりたくない＝「ごみ箱」
• その意義をもう少し考えるべき＝「保留」
• もう少し情報が必要＝「参照」
• これを使う＝「ツール」
• 見てみたい＝「デコレーション」
• もう少し進めば、選択肢のひとつになるかも＝「次のアクション用リマインダー」
• 短期的な成果を振り返るべき＝「プロジェクトリスト」（週次レビュー要）
• プロジェクトをやる上で必要なもの＝「サポートアイテム」
• 将来、やってみたいかも＝「いつか／たぶん」
• ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも＝「予定」（レビュー日を事前に定めておく）
• より大きな成果を出したい＝「ビジョン・目標」（より長い期間をおいて成果をレビュー）
• 自分が気になることで、ほかの人がやること＝「待機」（最低でも週次でレビュー）
• 繰り返しの作業のとき考えるべきこと＝「要チェック」

う～ん、何か深い。 ここに落ち着くまでに色々な試行錯誤があったのではと想像出来ます。 各類がどのような意味を持っているのかじっくり聞いてみたいものですね。

話を戻しますが、この分類分けを見て、自分自身のタスクリストに全くない項目があることに気がつきました。 何かと言うと、今月、来月というスパンではなく、もっと長期的視点に立ったビジョン、やりたい事についての項目です。

そもそも、私がＧＴＤを始めたきっかけは、とにかく毎日処理しなければならない膨大なタスクを、いかにして整理し、自分自身のストレスを軽減するか？という、いうならば「今の仕事さえ楽になれば良い」という発想だったので、ＧＴＤを自分自身の人生全般に活用しようという発想がなかったのですね。

なので、とりあえず毎日行うタスクレビューさえやっていれば、1～2ヶ月というスパン短いスパンの仕事をこなす上では、特に週次レビューというプロセスは必要なかったのかもしれません。

とりあえず、仕事をこなす上でのＧＴＤは完全に習慣化されているので、これからの目標はそのテクニックをプライベートの範囲まで広げていくことですね。

近いうちに、これからの人生において何がしたいか？を具体的に洗い出し、ＧＴＤのInboxに入れてみたいと思います。

前回までのエントリーで紹介したタスク分類の方法は、私が自分の仕事をやりやすいように試行錯誤を重ねたものです。

これはあくまでも現時点での分類方法であり、これが最善であるとは考えていません。
仕事の内容によってはこのような分類がそぐわない事もあると思いますので、そのような場合は自分なりに上手く行く分類の方法を研究して頂ければ良いと思います。

ここで改めて基本的な流れをおさらいすると

１ 気になる事を全て書き出し
２ それらを個別のタスクとしてinboxに入れる
３ タスクを分類し、まずは今やらなくて良いタスクを抽出する
４ 残ったタスクを分解し「すぐに出来るタスク」まで落とし込む
５ 分解したタスクを処理していく

このような１～５までのプロセスをぐるぐる回していくことで仕事を進めて行くイメージですね。
どんなに高い山であっても登り始めるのは最初の一歩からです。

ＧＴＤをベースとした仕事術は、高い山に登るための一歩一歩のプロセスを明確にすることで、山の大きさへの恐怖感を無くす効果もあるのかもしれませんね。 また、完了したタスクはチェックをはずしてリストから消すのですが、この目の前のリストから消すと言う行為は、自分が仕事を終わらせた実感(快感)につながりますので、タスクを終わらせるためのモチベーションアップにもつながるでしょう。

前回のエントリーで、私が行っているタスクの分類分け方法６種類について簡単に紹介しました。

ここでも改めて書いておきますが、以下１～６の分類です。

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

今回のエントリーでは、inboxに入れたタスクをどのようなルールで割り振るかについて紹介したいと思います。

※この分類方法は、私独自の我流です。仕事の内容によってはそぐわない点もあると思いますが、分類方法にはこれと言った決まりは無いので、自分がやりやすい方法を見つけると良いと思います。

1 アクション：
この項目に入るタスクは、すぐに終わらせる事の出来る(概ね５～３０分以内)仕事のリストです。
基本的にはあまり考える必要がなく、すぐに行動（アクション）に移すことの出来るものを分類します。

２ 通常作業：
inboxに入ったタスクは、まず最初にこの分類に入ります。 inboxに入れる段階で、タスクを細かく分解し、上記「アクション」の分離に入れる事が出来れば良いのですが、最初からすべての仕事を細かく分割して登録することは出来ないでしょう。
最初にリストアップした時点での記載内容は、ざっくりとした、やや漠然とした内容になっていると思います。

一度この分類に入れたタスクを眺めながら（レビュー）、出来る限りそのタスクを小さく分解し、アクションレベルのタスクに落とし込みます。
すべて分解が出来た時点で、そのタスクは「通常作業」から消え「アクション」へ移動します。

３ 手配
この分類に入るタスクは、洗い出したリストの中で、チームメンバー、協力会社に作業をお願いするものです。
自分が担当するタスクは時間配分や優先順位を自分でコントロール出来ますが、社外に依頼するタスクは相手の都合により無理が言えない場合が多く、作業の進捗がこちらの希望通りにならないことが大半です。

平行して進める仕事にはそれぞれ関連がありますので、外注作業の部分がボトルネックになって作業が遅れると、それに関連する作業が全てが遅れてしまう。
そのような状況を回避するため、外にお願いする仕事の段取り、手配に関するタスクは最優先で処理するようにしています。

４ 作業見極め

ここに分類される仕事は、内容が複雑かつ難易度が高いもの、または作業の全容を把握できないタスクです。
これまでの経験では、締め切り間際にそのような作業に着手した場合、いざ手を動かしてみると想像以上に時間がかかることが判明したり、全体の作業方針を覆すような問題が発覚することが多く、ギリギリになってとんでもない突貫作業が発生することが多々ありました。
自分で内容を把握出来ていない仕事を後回しにしているのですから、そこからどんな問題が出てくるかなんて、蓋をあけて見ないと分からないのは当然ですよね。

重要な事は、そのような問題は出来るだけ早い段階で把握する必要があると言うことです。締め切りギリギリになって出てくる問題・課題は突貫作業や、作業の手戻りにつながる大問題となりますが、最初から把握が出来ていれば仕事を進める上での検討項目の一つにすぎなくなるのです。
そのようなリスクを回避するため、私はこの「作業見極め」という項目を作りました。

作業の全体像が見えない仕事については、この項目へ分類し、今日中という厳しい締め切りは設けないのもの、比較的優先順位を高く設定し、少しだけでもその作業に対して時間を割くようにしています。
少しでも手を動かすことで、隠れていた問題が明らかになったり、やらなければならない段取などのタスクが見えてくるものです。 ある程度見極めが出来たら、タスクを分解し、適切な作業項目に分類します。

５ 作業保留
この項目に分類されるタスクは、作業を進める上で必要な資料が手元になく手を付けられない状態、また協力会社に依頼した作業の結果が上がって来ないと自分の作業が出来ないなど、全体の作業は終わってないが現時点では手を付けることの出来ないものです。
最初のステップで、タスクリストの中から「やらなくて良いこと」を抽出し、そのタスクを忘れてしまいましょうと書きましたが、そのようなタスクもまたこの分類の中に入れておくことになります。

６ 処理中
この項目には自分自身の作業完了後、クライアントに内容の確認をして貰っているもの。
またチームメンバー、協力会社への作業手配が終わり自分以外の所で作業が進んでいるタスクを分類します。
これも具体的な作業は自分の手を離れているので、とりあえず忘れるようにしています。
ただ、定期的なタスクレビューを行う中で、進捗確認だけは忘れずに行う必要がありますね。 以上、我流ではありますが、ｉｎｂｏｘに入れたタスクの分類法でした。

気になっている事、やるべきタスクの洗い出しを行った後に行うのは、それらタスクリストの分類です。

これまでに出版されている仕事本などではタスクリストを重要度によって分類するよう書かれているものが多いと思います。

例えば

1 重要かつ緊急
2 重要だが緊急でない
3 重要ではないが緊急
4 重要でも緊急でもない

この分類分けは良く見かけますし、そのように書かれている本の中では、重要度の高いものから取りかかるように書かれていると思います。

最初は私もこの分類にタスクリストを落とし込んで仕事をしていたのですが、正直言ってなかなか上手く行きませんでした。

その作業が重要だと分かっているのにも関わらず、なかなか気が重くて手を付けられないのです。

その後、分類分けについて試行錯誤を行った結果、その原因に気がつきました。
このような重要度でタスクを分類すると、そのタスクが重要であるほどそこに書かれている内容が漠然としてしまい、最初の一歩を踏み出すための心理的抵抗を大きく感じるからでした。

大きな山を目の前にして、その大きさばかりに気を取られ、登り始めるための一歩を踏み出すことが出来ない。 そんな感じだったと思います。

今現在もタスクリストの分類については試行錯誤を繰り返しているところですが、現時点では以下の６つのカテゴリーに分類することで割と上手くようになりました。

タスク分類（現時点での分類方法）

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

次回のエントリーでは、各分類項目にどのような意味付けをしているか説明したいと思います。

私がＧＴＤのツールとして使っているOutlooK2007でタスクリストを洗い出す方法（気になる事をInboxに入れる方法）について説明したいと思います。

まずはOutlookを立ち上げ、タスクの入力画面を表示させましょう。 左サイドバーにOutlookで使用できるツール（メール、カレンダー、連絡先、メモ等）一覧が表示されていると思いますが、そのそれぞれの画面において右サイドバーにタスク一覧が表示されるようメニューの設定を行います。

操作： メニュー　→　ToDoバー　→　仕事リスト

これで画面の右端にタスクリストを追加する画面が表示されるようになります。

タスク入力欄が表示出来たら、仕事、プライベートで気になっている事、やるべき事をタスクとして追加していきます。 出来るだけ時間をかけ、頭のなかが空っぽになるまで細かくタスクの洗い出しをやってみましょう。 最初は何を記入していけば良いか迷うと思いますが、タスクを追加していく中で、関連したタスクが連鎖的に浮かんでいと思いますので、まずは手を動かしてみることです。

タスクの洗い出しを行う際一つ注意する点は、その内容は漠然とした内容ではなく、出来るだけ具体的に、次に起こす行動を書くことですね。

悪い例：
→会議資料作成
良い例：
→議題確認
→日程調整
→資料収集
→資料作成

悪い例：
→資格取得
良い例：
→参考書を購入する
→申込書を取り寄せる
→学習スケジュールを立てる

悪い例：
→海外旅行に行く
良い例：
→パンフレットを集める
→旅行代理店に行く
→住民票を取りに行く（パスポート取得準備）
→パスポート申請
→旅行に必要なものをリストアップする

「会議資料作成」「資格取得」「海外旅行に行く」は最終的に完了させたいタスクかもしれませんが、そこに行き着くまでには色々な準備が必要です。

タスクリストに書く内容が漠然としていると、それに対して最初に何をするべきかが曖昧になり、作業の取りかかりが遅くなる原因にもなります。

現時点で分かりうる範囲でタスクを分解し、行動レベルまで落とし込むことが上手く行くこつだと思います。

次のエントリーでは、洗い出したタスクの分類方法について説明したいと思います。