このまま一生β版

前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。
そのノイズの種類ですが

・電話
・メール
・ふと思いついた他のタスク

他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられるのではないでしょうか。
それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。 

・電話
こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。
その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。

このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。
私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。
まぁ、これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクにすぐに取りかかるのではなく一度脇に置いておくことです。

GTDの最初のステップとして、タスクをすべて書き出した後、その中からすぐに出来るタスクを抽出すると説明しましたが、この脇に置いたタスクの評価（すぐに取りかかるべきか？ もう少し後でも良いか？）は、最低でも現在着手中の「すぐ出来るタスク」が終わった後、 そのタスクが完了した段階で既存のタスクと比較し、着手するタイミングを決めていくとよいでしょう。

→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく

・メール
電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。
メール着信のポップアップがＰＣの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。
例えばこちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。

このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を３０分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。

これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。

そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。

→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。

→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない

・ふと思いついた他のタスク
メールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。

なにか作業をやりながら「あれ？そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ！」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか？
このような突発的に思いついたタスクについても電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。

ふと思いついたタスクは、それを忘れたくないがためにすぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありませんからね。

→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。

今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。
それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。

あくまでも一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。 次回は、そのInbox（私の場合はOutlookをInboxとしています）にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。

スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100％発揮出来るような精神状態を「ゾーンに入る」と言います。
ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。

私も学生時代アーチェリーをやっていた時期があったのですが、ゾーンに入った状態になると周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50ｍ先に置いてある的が通常より大きく見える。
そして何度矢を放っても外れる気がしない。そんな精神状態になったものです。

スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。
私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。
その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。。。」なんて思うのですが、なかなか難しいです（笑）

それでもＧＴＤをベースとした仕事術をやり始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。
ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。 

・ひとつの事に集中する
ゾーンに入るための集中力を維持するためには、一つのタスクのみに意識を持つ事が重要です。
前に書いたような、慢性的な繁忙感を感じている人は、常に頭のなかで色々なタスクで一杯になっていると思います。
そのような状態ではその頭の中のゴミタスクがゾーンに入るための集中力を阻害してしまいます。
一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを頭の中から追い出すというプロセスが大事になってくるのですね。

→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう

・制限時間を設ける
ゾーンに入るための精神状態として適度な緊張状態も必要です。
一つのタスクに時間の締切がないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。
これは自分も大いに反省すべき点なのですが、このようなダラダラした精神状態だと到底ゾーンに入ることは出来ません。
周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを組める時には、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要ですね。

→タスク完了のタイムリミットを設けましょう

・タスク密度を高める
集中力を維持する為に必要なものとして、タスクの密度が考えられます。
これは、なにか一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか？」と考えているようでは、その瞬間集中力が途切れ、折角出来ていた仕事の流れが途切れてしまいます。
ゾーンに入った精神状態を途切れさせないためには、目の前に常に着手出来るタスク一覧を持っておく事が必要です。
また、このタスク一覧ですが、漠然とした内容ではなく、最初のステップで抽出した「今すぐに出来る事」のレベルでないといけません。

→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう

・集中の邪魔になるものを取り除く
あるタスクの進行中に、電話やメールが入り作業が中断する。これが集中して仕事をする事を妨げる一番の原因ではないでしょうか。
その他にもついついネットのニュースやＲＳＳに溜まった記事を読んでしまったり、iPhoneをいじってしまったりと、私たちが集中して仕事をするのを妨げるものは沢山ありますよね。
こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが出来ればゾーンに入った状態を持続させることができると思います。

→作業を中断させるノイズは出来るだけ遠ざける、又はそのための時間を設ける

このノイズについての対処方法については又別のエントリーで説明したいと思います

ＧＤＴをベースとした仕事の進め方で得られるメリットは、作業の効率化だけではありません。

私が感じる一番のメリットは、今やる必要のないタスクを一時的に忘れる事で、現在自分が推めている仕事に集中出来る事です。

もし膨大なタスクを明確にしないまま作業を続けると、あるタスクを進めながらも他のプロジェクトのタスクを思いだして気を揉んだり、そのタスクについつい手を出してしまい、結局どちらの仕事も中途半端になってしまうでしょう。

ＧＴＤの最初のステップでタスクの抽出を行い、今着手する必要のないタスクを除外することで、そのような状況を回避する。

そしてその結果として頭の中が仕事で一杯になっている慢性的な繁忙感から解放されるのがＧＤＴの本当の効果だと思います。

昨日のエントリーで書いた、頭の中にある作業リスト（タスクリスト）をすべて書き出すことで頭の中をスッキリさせ、ナレッジワーカー(頭脳労働者)の生産性を向上させるという仕事のやり方は、アメリカのデビット・アレン（David Allen）が『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法（2002年）』の中で紹介しているものです。

その書籍のなかで、著者は３時間かけて仕事・プライベートに関わらず、自分の気になっていることをすべて書き出しなさいと言っています。
想像してみてください、机の前に３時間座り仕事、プライベートの分け隔て無く、自分の中で気になっていることをすべて書き出すとどれくらいの量になるでしょうか？
プロジェクトを進めるための書類作成、チームメンバーへの連絡、雑多な事務作業、自宅のゴミ捨て、請求書の処理、田舎の親への電話など、膨大なリストが出来上がるはずです。

ＧＤＴの考えでは、このリストを作った後、まずタスクリストの分類分けをするように言っています。
まず、一つ目としてはこのリストの中から「やる必要のないタスク」を抽出します。
この「やる必要のない」の意味合は、この先ずっとやらない事と、すくなくとも今すぐにはやる必要のない事ですね。

削除したタスクについてはやらないと決めたのですから、すっかり忘れてしまって結構です。(やるべき時がくればそのリストを見れば良いのですから。) この作業が終わった時点でタスクリストの２割程度が無くなるのではないでしょうか。

これが意味することは仕事、プライベート併せて気になる事が２割無くなってしまったということです。
今日やる必要の無いタスクを頭の中からも消し去った後は次の作業に入ります。 それはリストのなかから時間をかけずに今すぐ出来るタスクを抽出することです。
すぐ出来るというレベルですが、書籍の中では2分以内で終わることと書かれていますが、私のような設計に従事している会社員にとって2分で出来ることはそんなに多くないので私は３０分以内に出来ることを「すぐに出来ること」のタスクとして考えています。

例えば

・進捗確認のための電話をかける
・メーカーや協力会社に作業願いのメールを書く
・メールに添付されているファイルを印刷し目を通す
・報告書の目次について考える
・ちょっと気になっている計算書の数字を電卓で確認する
・チームミーティングの時間設定をする
・図面や資料をプリントアウトし郵送の準備をする

このような感じで、今すぐに出来るタスクリストを徹底的に洗い出し、朝机に座った瞬間、電話をかける、メールを書く、資料を印刷すると言った感じで作業を始め、終わったタスクについてはリストから削除していきます。

このようにして作業を始めると、お昼位までには「すぐに出来ること」のリストが半分ほどは終わっていると思います。
どうでしょう、これで３時間かけてリストアップしたタスクリストの５割位は無くなったのではないでしょうか。
残った半分のタスクリストについてはボリューム大きく簡単には終わらない物ばかりだと思いますので、それを確実にこなしていく手順についてはまた明日説明したいと思います。

仕事上でのストレスにはいろいろな種類があると思います。

・理不尽な上司
・なかなか思い通りに動いてくれない部下のマネジメント
・その他面倒な人間関係
・クレーマー化したお客さんへの対応
・労働時間や内容に見合わない低賃金
・自分の能力以上の仕事を担当するプレッシャー
・膨大な作業量とそれに伴う長時間労働

この他にも色々あるかとは思いますが、これから私が紹介する仕事のやり方で改善できるのは一番下の項目、膨大な作業量を確実にこなし、一日の仕事密度を高めることで深夜にまで及ぶような長時間労働を少しでも短くすることで、家に帰って寝るだけのような生活を送っている方に少しでも自分の時間を作ってあげることです。

それ以外のストレスについては主にコミュニケーションに由来するものが多いと思うので、実際に悩みを持ちストレスを感じている方は、その方面の書籍などを読み、解決の努力をしてください。。。（笑）

その膨大な作業に関するストレスですが、私がまだGTDをベースとした仕事の進め方を知らなかった頃、朝の通勤電車の中では今日一日にやらなければならない仕事のリストが頭の中をぐるぐる回り、考えれば考えるほど不安とプレッシャーが膨らみ、気持ちが押しつぶされそうになりながら会社に向かっていたものです。

何か一つの仕事について考えると、その段取りの為に必要となる作業、その段取りに必要な資料確認、関係各所への連絡事項、メーカーへの見積もり依頼、以前送ったメールの内容確認。。。

やるべき作業のリストが頭の中で連想ゲーム的に次々と浮かび上がり、さらにはその連想が平行して進めている別のプロジェクトまで広がってしまう。

そしてそれらの作業を終わらせるのに必要な時間を見積もると、帰りは深夜になることが分かり、朝からどっと疲れる。 そんな毎日だったのを覚えています。

それでは、私が通勤電車の中で感じていたようなストレスを解消するために何が必要だったのか？

答えはあまりにも簡単すぎて拍子抜けですが、このような頭の中のモヤモヤをスッキリさせる方法はただ一つ、そのモヤモヤの原因となっている仕事のリスト、やるべきタスク一覧をすべて書き出し、書き出した後はサッパリと忘れることだったのです。

朝出社してＰＣの電源を入れ、メールのチェックをし「さて今日は何から始めようか」とのんびり出来るような仕事環境なら簡単な手帳へのメモ書き、モニターに貼る付箋で十分かもしれませんが、本当に仕事に追われ追われて何から手を付ければ良いか分からない。。かつての自分の様に、半分パニック状態に陥っているような方はタスクリストを徹底的に書き出す必要があると思います。

人の脳は全ての事を覚えておく事は出来ません。どんなに重要なことであっても時間と共に記憶は失われていくものです。
それゆえ、忘れてはならないタスクを一つでも頭の中に置いておくと非常にストレスに感じるのですね。
それが、沢山あるとどうでしょう？

すべてのタスクを書き出すことが出来れば、そのリストを自分の頭の中で覚えておく必要は一切なくなる。
これが通勤電車のなかでのストレスを無くす一番の処方箋だったのです。

このやり方を始めて分かったことは、敵（仕事）が見えなければ見えないほどストレスを感じるということ。
自分のやることがすべてリスト化され明確化されれば、後はそれをどうやってこなして行くかという前向きな発想へ転換されるということですね。

1.自分の話
私は東京都内の建設コンサルタントという業界で働く会社員です。
一般の方にはあまり聞き慣れない業界かと思いますが、どのような仕事の内容かと簡単に説明すると、国土交通省や地方の市町村（役所）から設計の委託を受け、主に土木、建築、都市計画、環境アセスメントなど設計・検討のお手伝いをする会社です。 

2.業界の話
たまにゼネコンなどの民間企業から仕事を受注する事はありますが、仕事の大部分は公共事業に関連する公共事業に関連する設計です。
この建設コンサルタントという業界ですが、世間一般的に見ると比較的忙しい部類の業種に入ると思います。
忙しいこと自体は決して自慢にならないので詳しい説明は省きますが、これまで10年近く以上働く中、一番辛かったのが会社に１３連泊（その間に48時間以上寝れないのが２回）というのがありましたね。

今この文章を書いているのは2009年の2月ですが、設計委託の工期（締め切り）が役所の年度末に合わせ３月末に集中するため（最近少なくなりましたが、深夜の道路工事が年度末に集中するのと同じですね）、この時期はその締め切りに追われ一年で最も忙しい時期となります。

3.サイトを立ち上げた目的
今回このようなブログを立ち上げたのは、こんな過労死間際の生活を出来るだけ回避するため、自分なりに考え構築した仕事術、仕事を効率良く進めるためのテクニックを紹介し、同じ様な境遇で積み重なるストレスやプレッシャーに押しつぶされそうな方の助けに少しでもなればと思ったからです。

紹介する仕事術のベースとなるＧＴＤ（Getting Things Done）の実践方法として、具体的なソフトウェアーの操作方法まで落とし込んで解説しているような書籍はあまり見かけないため、本は読んだが具体的な実践に至っていない方がＧＴＤを始めるための参考にでもなればと思ったからです。

このブログでは具体的なアプリケーションの使用方法、操作手順を含めた説明を行うため、私が使っているツールをお持ちで無い方はすぐに始めることが出来ないとうデメリットが発生してしまうことはご了承ください。

ちなみに使用する基本アプリケーションとしてはデスクトップ環境ではOutlook2007、モバイル環境としてスマートフォン（Willcom03、iPhone）を想定してます。

※本文中にこれを書いているのが2009年2月と書いていますが、これは2010年の間違いではなく、ここでも書いているとおり一年前の2009年なんですね。
とにかく、テキストだけは書きためていたのですが、なかなか全体がまとまらず放置状態になっていたので、とりあえず出来ている所から公開しようと思った訳です。
現在考えている構成は全体で13章、、この全部をブログにアップするのは相当時間がかかると思いますが、ぼちぼち頑張っていこうと思います。

まる一年執筆が止まっているのが、この自己流ＧＴＤマニュアルです（笑）
以前は会社への通勤時間が1時間ほどあり、運良く座れた時にWillcom03とBlueToothのワイヤレスキーボードですこしずつ書きためていたのです。

しかしガジェット好きの性格により携帯をiPhoneに変更し、また会社の近くに越したため電車に乗る時間が全くなくなってしまったことで、筆が完全に止まってしまってました。
現時点で§10まで書き終わっていたみたいですが、やはり一年も温めておくと情報は古くなってしまうのですね。。。
その当時では結構目新しかったことも、今では当たり前になっている。そんな項目が多々あるみたいです。

しかしながら、ＧＴＤを使った仕事術に関しては、自分自身でも効果を実感していますし、具体的なアプリケーションの使い方、各アプリケーションを関連付けを行った応用方法など、まだコモディティ化していないテクニックもあるようですので、頑張って最後まで書き上げたいと思います。

最近、KindleやiPadがメジャーになり、電子書籍が新しいメディアになりつつある今日この頃ですので、機会があればpdfにして公開してみようかと思います。

§1　ストレスについて
1：自分の話
2：業界の話
3：問題が見えてくるとストレスはなくなる
4：何をストレスと感じるか

§2　ＧＴＤとういう仕事術
1：ＧＴＤとは
2：参考図書紹介

§3　ＧＴＤは仕事の効率化を図るだけのものではない
1：目の前の仕事に集中する

§4　具体的なプロセス
1：準備するもの
2：タスクリストの洗い出し
3：タスクリストの分類
4：完了したタスクリストを消す快感
5：タスクリストの定期的な見直し

§5　ＧＴＤとカレンダーを組み合わせる
1：Outlookのカレンダー機能について
2：タスクをカレンダーに放り込む
3：仕事に制限時間を設ける
4：今何をやっているか？何をやっていないか？
5：気の重い仕事を無理やり割り込ませる

§6　思いついたアイデア（タスク）を逃さない
1：アイデアを思いつくのはこういう時
2：スマートフォンでタスクの管理

§7　ＰＣとモバイルを同期させる
1：スマートフォンはActiveSincで同期させる
2：タスクは連鎖的に思い浮かぶ
3：BlueToothを使ってワイヤレス接続

§8　ＰＣとGoogleカレンダーを同期させる
1：外出先でのスケジュール確認
2：Outlookとグーグルカレンダーを同期させる
3：Googleカレンダーでスケジュールを公開するメリット
4：カレンダーを重ねて表示する方法

§9　カレンダーを使ってタスクの分配
1：タスクの移動方法
2：カレンダーを使ったタスクの受け渡し

§10　率化を図るためのＴｉｐｓ
1：デュアルディスプレイ
2：Googleドキュメントを使った作業手配
3：Crossroopを使って効率よく電話打ち合わせをする
4：Dropboxを使って外注先とデータ共有
5：iGoogleを使ってブラウザを自分だけの情報ポータルサイトにする
6：EverNoteを自分の補助脳にする
7：ペンタブレットとダブルマウス
8：Atokの単語登録で素早くメールを書く
9：Outlookのアドレス帳はこうすると便利
10：Willcom03の名刺リーダーを使ってみる
11:気になったサイトは後で読む

§11　仕事のスピードを上げるには？
1：作業スピードを上げる
2：決断までの時間を短くする
3：作業は直列から並列、そしてまた直列へ
4：打ち合わせの結果をイメージする
5：後はやる気

§12　大問題は小さな火種から
1：気になっている事はないか？
2：問題はチームメンバーと共有しよう
3：取り返しがつかなくなる前に
4：気持ちを切り替えて粛々と対処

§13　ＧＴＤをやり遂げる精神論
1：暇な人には必要ないテクニック？
2：問題を問題として認識する
3：新しいことにチャレンジする勇気
4：とにかく一ヶ月続けてみる
5：自分に合わせたスタイルを確立する
6：一緒に頑張れる仲間を見つけよう

§14　ライフワークバランスを考える
1：何のための効率化か？
2：生み出した時間を何に使うか？

§15　終わりに