この分科会についてのヨシナさんの紹介記事はこちら
http://www.447blog.com/2010/08/blog-post_10.html

タスク管理分科会という事なので、タスク管理の手法やツールについて情報をシェアし、より効率的に仕事やプライベートで掲げている目標を達成できるテクニックを身につけられる学びの場に出来たらと思います。

また、タスク管理の手法やツールというある意味表面的な話に留まらず、それを通して何を成し遂げたいのか？という一歩踏みこんだ議論を行い、目標のシェアーが出来たらいいな、なんて思っています。

開催日時、場所、テーマが決まりましたら

・東京ライフハック研究会公式ブログ、
・googleグループ
・公式Twietterアカウント

にて告知を行ないたいと思います。
Googleグループはどなたも参加できますので、タスク管理や研究会本会に関心のある方は登録してみてくださいね。

このブログでも紹介しているとおり、私は仕事上のタスク管理、GTDの実装をマイクロソフトのOutlookで行っています。それは、仕事を進める際、次々に発生するタスクの登録の容易さ、処理のステップ毎に変化して行くタスクの分類、名称。スケジュール管理を行なう際のカレンダーとの連携性など、このソフトが持っている機能、操作性が自分の仕事の進め方に非常にマッチしていたからだと思います。いや、逆にタスク管理のフローに併せ、ソフトの使い方、他のサービスとの連携を少しずつカスタマイズしたというのが正しいのかもしれません。

それで、ずっと悩んでいたのが、プライベートのタスク管理をこのOutlookをベースとしたGTDの処理システムにどうやって乗せるかでした。 仕事と、プライベートという、微妙に交わりながらも処理する時間、場所、適用範囲が大きく異なるタスクを同じシステムで管理しようとする事に、何とも言えない違和感を感じていたのです。 これは、Outlookの機能として、大きなコンテキスト毎にタスクリストの表示、非表示が出来ないというのが大きな理由だったかもしれません。 それと併せ、仕事とプライベートという２つの大きなタスクは、その粒度や重要性、優先度の決め方、処理に必要なスピードが微妙に異なることも理由の一つのだったとも思います。 何かに例えるならば、仕事上のタスク処理は「テトリス」、プライベートのタスク処理は「ジグソーパズル」に例えられそうです。いくつか具体的に違いを挙げるとすると、

仕事上のタスク処理：テトリス
・強制的に落ちてくるタスクを処理するイメージ
・各タスクの処理には明確な締め切りがある
・職種や仕事の内容により、落ちてくるタスクの量、スピードは異なる

プライベートのタスク処理：ジグソーパズル
・どんな作品を作るかはその人の自由
・明確な締め切りは無いが制限時間はある
・各ピースを何処から、どんなスピードではめて行くかはその人次第

あくまでも自分自身のイメージですが、仕事とプライベートのタスクは上に挙げたような違いがある様に思えます。これ迄、この様な違いを感じていたため仕事とプライベートのタスクを同列に扱い、同じシステムに載せるのに抵抗を感じていたのだと思います。

現在は仕事のタスクはこれまでの通りOutlook、プライベートのタスクはEvernoteをinboxとし、Evernoteとデータ連係が出来るNozbeを間に挟み、最終的には仕事と同じOutlookカレンダーに、仕事とプライベートのタスクを並列表示させる事で、それぞれのタスク管理、スケジュール管理を行っています。 (この詳細な流れはまた別のエントリーで紹介したいと思います。)

やっと、本題に入ります。
最初に、GTDが単なるToDo管理の手法ではないと書きましたが、同じ意味合いの事をTwitterで呟いたところ、@mehoriさんから以下の様なRTを頂きました。

「RT @mehori: GTDは「人生観を実装する方法論」なので人によって違うんです」

ここで@mehoriさん書かかれた「人生観」が何であるかはハッキリと伺った訳ではありませんが、私は我々がこの人生の中で何を成し遂げ、何になりたいか？と言う事ではないかと解釈しました。

プライベートにおけるGTDは、他人から与えられたり、無理矢理やらされるものではなく、自分自身で目標となるゴール(作品)を見つけ、自分自身でピースを集め、時には一人で、時には誰かと協力しながら形を作り上げて行くものだと思うのですね。 なので、ＧＴＤを実践している人にとって、何をｉｎｂｏｘに入れているかが、その人のＧＴＤに対する向き合い方、人生観を表しているのだと思います。

ツールは何を使っているか、デジタルかアナログか等の方法論はとても表面的な議論に過ぎず、一番大切なものは、このシステムを使って何を実現したいのかなのですね。

感想その6：自分にとってのライフハックについて
正直言って、ライフハックという言葉は、まだ今ひとつ腹に落ちていないんですよね。僕の好きな言葉で一番好きなのはアンソニー・ロビンズのこの言葉です。
これを実践する具体的なテクニックが自分にとってのライフハックなのかな。

CANI＝Constant And Never-ending Improvement.
（絶え間なくずっと続く改善）

何を改善して行くかは人それぞれだと思うのですが、小さいことではあっても少しずつの改善が大きな力となると思うのです。

他に感想は色々ありますが、今日はこの辺で！

・参加者
ヨシナさん： @447life
toRu^o^enDoさん：　@beer10938
Daisuke Miuraさん：　@drakontia
hiroさん：　@hiro
真毅（まこと）さん：　@ichikawamakoto
nomicoさん：　@nomicox
noriko kさん：　@norixnori
メグ：@KumanokoMin← 妻
もぐ太：@mogta ←息子
モヨリ：@Moyori ←私

参加して下さったのは、私も含めて８名＋１赤子の９人でした。
私の妻@KumanokoMinと@norixnoriさんの2人が専業主婦で、それ以外の男性参加者は会社員という構成でした。

・自分の気づき
今回のオフ会で改めて気がつかされたのは、自分のGTDはかなり偏っているなぁ、という感想。そだよね、このエントリー「週次レビューの必要性」でも書きましたが、収集しているタスクが仕事の事ばかりで、それ以外の事についてはほとんど出来ていないんですよね。

•inboxってなに？
オフ会の中で参加者の皆さんに色々と質問させて頂いたのですが、その中で「皆さんのinboxってなに？そもそもinboxってどういう位置づけ？」と、素朴な質問を投げかけてみました。
収集するツールとしては、デジタル、アナログ様々でしたが、そのやり取りの中で出てきた「inboxはランドリーボックスの様なもの」という比喩は、改めてGTDの本質を表す良い表現だなと感じました。
ランドリーボックスには、家の中にある汚れ物が全て集められる必要があり、靴下とYシャツは別の場所に入れたり、その中に入れ忘れがあったりすると混乱してしまいます。
とにかく、一度全ての汚れ物をランドリーボックスに入れてしまうことが重要なんですね。

自分の事に置き換えてみると、仕事上の気になる事はすべてリスト化され、処理され、毎日レビューする事で、GTDに出会う前と比較するとストレスフリーを達成しているのですが、そのリストの中に日常生活における気になる事が入っていないので、本当の意味でのストレスフリーを実現出来ていない事に気がついた訳です。

GTDのinboxをランドリーボックスに例える話について、もう少し感じた事を書きますね。
私たちが家の中にある汚れ物をランドリーボックスに入れた後、その仕分けを行いますよね。

例えば

・今すぐに洗うもの
・洗う必要の無いもの
・注意深く洗うもの
・洗うかどうか判断に迷い保留にするもの
・クリーニングなど人に頼むもの

などなどの処理を行った後で実際の洗濯を行うのですが、この流れってGTDのタスク処理プロセスと全く同じですよね。
これに気がつき、GTDのシステムが改めて腑に落ちた気がしました。

・反省点
初回という事で、開催場所、進め方についてはもう少し改善の余地があったかも。もう少し色々な質問を準備しておけばよかったなとか。。。

場所については今回が初めての試みということで、出来るだけ参加費を抑えられるよう、開催場所をカラオケボックスにしてみました。
当初予約していた二時間では全然足りず一時間延長をして計三時間。一人飲み物二品注文し、食べ物を少し頼んで1800円/人
昼間のオフ会だったので、窓のある明るい部屋、贅沢をいえばもう少しスペースに余裕のある部屋だと良かったかもしれませんね。

・次回のオフ会構想
今回は最初の一時間弱が、自己紹介と簡単なGTD実践方法紹介の紹介で終わってしまったので、それ程まで突っ込んだ話を出来ませんでした。
それと、場所がカラオケボックスという事で、席の移動が難しく、座る場所が固定されてしまい、近くの人としか話が出来なかったのが少し残念でした。

もし、同じメンバーで次のオフ会を開くならば、次回は貸し会議室を借りてセミナー形式とか、参加者がそれぞれミニプレゼンを行い、みんなのフィードバックを貰うとか、そんな内容にするとかどうでしょう？
そんな感じのプチセミナー形式のオフ会と、今回のような軽いノリのオフ会を二ヶ月に一度くらいのペースで交互に開催すると面白いかもしれませんね。

詳しい説明は

@IT情報マネジメント
WBS：http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/wbs.html
PERT： http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/pert.html

をお読み下さい。

WBSの最初のステップとして、目標を達成するのに必要な成果物を洗い出し、それらを更に細かい項目へと分割するところから始めます。
この部分はGTDの考え方と似ていますね。

その後のステップはGTDと少し異なりますが、このWBS、ＰＥＲＴのマネジメント手法もなかなか面白いので、その考え方について簡単に説明したいと思います。

WBS（ＰＥＲＴ）では一つの仕事を終わらせる為に必要なプロジェクトを洗い出し、それをアクションレベルのタスクまで小さく分解し、各タスクを処理するために必要な時間、リソースを割り振ります。
そして各タスクの主従関係を矢線で結び、全体として必要な時間とリソース量を可視化するというものです。

簡単ですが、そのイメージを書いた物が以下の工程表です。 このサンプルでは、この仕事を終わらせるために必要なプロジェクトを三つ挙げ、それをさらに細かいタスクに分割しています。

WBS（ＰＥＲＴ）では、このネットワーク図を見ながら、この仕事を完了させるのに必要なクリティカルパスを割り出します。
クリティカルパスとは、全体の工程の中で、このタスク、プロジェクトに遅れが生じると、全体の工程にまで影響を及ぼすというギリギリの工程を言います。

例えば、この工程表のプロジェクト1のタスク２、タスク３の作業工程に遅れが生じても全体の工程には影響しませんが、プロジェクト２（タスク1）~プロジェクト３（タスク３）までのどれかに送れが生じると全体の工程にまで影響を及ぼすというタスクの流れのことです。

工程管理を行う際は、このクリティカルパスを意識し、ここに遅れが生じないよう人員と時間を割くことで、全体の工程に遅れが出ない様に工程管理を行います。

考え方はシンプルで、それを実行させるためのシステム（ソフト）があるにも関わらず、実はこのマネジメントシステムを上手く使いこなす事が出来ませんでした。

この工程表を見ると、プロジェクト1とプロジェクト２の一部が重なっているので、そこには最低でも二人の人員を割り当て作業の重複を避ける必要があります。

たとえば、こんな感じですね。

ここでは、プロジェクト１をMoyori、プロジェクト２をMogtaがそれぞれ担当することで、作業の重複を避けるようにしています。

しかし、実際はこんな感じ

人員不足と、上限を抑えられた外注費率により、結局全ての作業を自分で行う事になる事が殆どでした。
私が二人居れば問題ないのですがそうも行かないので、この様な状況になった場合は

Moyori(一人目)： 9：00 ～17：00
Moyori（二人目)：17：00～24：00

と、一人二交代制で働かざるを得ないという状況でした(涙目)
タスクがもう一つ増えると、

Moyori（三人目)： 24：00～9：00

と、一人三交替制になることもしばしば。。。(涙目)

工程を管理しているようで、結局出来ないことへの無力感から、そのうち真面目に作るのをやめてしまったというのが実際のところです。

しかし、この工程表を作成するのは、全体の工程を把握し、作業項目、検討項目の抜けが無いかを把握するのには非常に有効な方法だと思います。

私が使っていたのはMicrosoft Projectというソフトでしたが、Projectと完全データ互換を持つフリーのソフト（OpenProj ）などもありますので、興味のある方は一度試してみてはいかがでしょうか。

マインドマップの中心に来るセントラルワードは「人間力」
これは、自分自身を中心として、仕事を上手く回すために必要な「仕事力」のブランチを広く、深く広げる事で、自分の「人間力」を高めることが出来ると考えているので、この様な表現としました。

セントラルワードから広がるブランチの種類はもっと沢山有ると思いますし、置かれている立場が変われば必要とされる「仕事力」も変わっていくでしょう。
例えば、フリーランスになって、お金の収支について自分でコントロールする立場になれば、「会計力」「税務力」など、お金の実務に関わる能力が必要とさると思いますし、もし突然企業のトップに据えられたとすれば「経営力」が必須となる。
このようにして考えると、その時、その場所で必要とされる「仕事力」を高めていくことが、自分自身の「人間力」を高めていく方法だと思うのですね。  

アメリカ合衆国の心理学者・アブラハム・マズローの欲求段階説では、人間の基本的欲求として最も本質的なものが「自己実現の欲求」だとされています。
これが正しいとするならば、結局、みんな何らかの形で自分自身を成長させたいという気持ちが根底にあると思うのですね。
だからこそ、このマインドマップで書かれた枝葉の能力を高めたいと願い、書店でビジネス本を手にとり、さまざまな仕事術について試行錯誤するのだと思います。

話を元に戻しますが、こうやって「人間力」のマインドマップを眺めると、セントラルワードから広がるブランチの一個一個がそれなりの重みを持ち、それだけでも「仕事術」の本が何冊も書けそうです。
最初の疑問として感じた、全ての仕事力を包括し、体系立てて解説している仕事術が見当たらないのは、対象範囲があまりにも広く、おかれた立場によって必要とされる「仕事力」が大きく異なるため、書きたくても書けない、書きようがないからだと思うのです。

もし、それに相当するものが有るとすれば、具体的なテクニックについて説明されているものではなく、人間力を高めるために必要な心構え、生きる姿勢について書かれているような本になるのではないでしょうか。

もし、私がそれについて書くとするならば、「人間力」を上げるために必要な心構えで最も大切なのは「変化を恐れず、常に自分の殻を壊していく気持ち」をテーマにすると思います。

進む方向性が多少違ったとしても、この気持ちさえ待っていれば、歩みは遅くとも、成長のプロセスに乗ることが出来ると思うからですね。
ちなみに、このサイトの名称「このまま一生β版」というのも、この先ずっとその様な気持ちを持ち続けて行きたいと言う希望を表しているのですよね。
Rashita2さんが、この先どのような形でご自身の考えをアウトプットされるか、とても楽しみにしています。

追記：僕がiPhoneラブなのは、OSやアプリが常に成長していくからなんでしょうね。

関連記事：
「仕事術」の体系を俯瞰してみたい
GTDは何のために行うのか？

こんな感じになります。

昨年9月10日に第一子が生まれた瞬間をTwitterにPostした際、すごい勢いで「おめでとう！」のＲＴを頂いたＴＬをキャプチャーしたものです。
すっかりこの写真の存在を忘れていたのですが、改めて眺めてみると今も絡んで頂いている顔なじみさんも多数。
あぁ、なんだか改めて嬉しい気持ちがジワジワと沸き起こる感じです。

ＡＯＬブログからExciteブログ、Seesaaブログ、独自ドメインを取得してＭＴで作成と、結構初期の段階からブログを作っていたのだが、新 しいものがでるとすぐに飛びつき、興味の対象がコロコロと変わる性格のせいか、この2年ほどブログという存在からすっかり遠ざかっていました。

去年の夏あたらりからTwitterを始め、色々な人のサイトを眺める中で、やはり自分自身をアウトプットする場所が欲しいと考え改めてブログを再開することにしました。
ブログの大きなカテゴリーとしては、最近流行りのライフハック系になるのかな？主な記事はここ2年ほど自己流で構築したＧＴＤを使った仕事術ってとことでしょうか。

このブログの構築は初めて使うWordPress。以前ＭＴを使っている頃からずっと気になっていたので、思い切ってレンタルサーバーにインストールしてみました。
今日の時点ではサイトのテーマを決めて、このエントリーをポストするところまで。
これからプラグインを色々と入れて、すこしずつカスタマイズしていくところかな。