このまま一生β版

購入する度に増えていく家電製品の操作説明書。普段ほとんど目にすることはありませんが、機械に何かトラブルが起きると押入れの奥から引っ張り出すことになります。

このような操作説明書が入った箱に限らず、どこの家庭にも押入れの奥に入れられたまま放置されているダンボールがあるはずです。その中に何が入っているか把握していますか？
引越しの際、荷造りしたものをそのまま入れてたりすると、中に何が入っているか分からないブラックボックスになってしまいます。

今回は、そんなブラックボックスになりがちなダンボールの中身をEvernoteで管理し、QRコードを使って「見える化」する方法について紹介したいと思います。
まずは、自宅の天袋を覗いてみましょう。

最初に目についたのはプラスチック製のケースです。これは、最初に書いた電化製品の操作説明書がまとめて入ってます。

半透明で中身が見えるので、需要としては低いのですが、手順説明のサンプルとして適切なので、この箱と中身を使って説明を進めたいと思います。

■写真を撮る
先ずは、中に入っている説明書全てを写撮影します。撮影するのにはiPhoneアプリのPosteverを使いました。理由としては、Posteverエンジンを使うことで、同一タイトルを付けたノートを自動でマージしてくれるからです。

今回は、写真のタイトルを全て「天袋：家電操作説明」にしました。

撮影が終わったらEvernoteを確認してみましょう。データを同期させると、先程撮影した写真が「天袋：家電操作説明」という一枚のノートになっているのが確認出来ます。

これでダンボールの中身をEvernoteで整理するという目的の大半が達成されました。
もし、何かのマニュアルを探したいときには、「天袋」「家電」「操作説明」などのキーワードで検索を行えば、Evernoteに保存されたこのノートが見つかるでしょう。その中にお目当ての写真があれば天袋を開け、この箱を開ければいいのです。

■ダンボールの中身を外から見える化する
これまでの説明は、Evernoteの検索機能を使い、必要とするものがどのダンボールに入っているかを探す方法です。では、逆にダンボールの外から、箱を開けずに中に何が入っているかを調べる方法について説明したいと思います。

まずは、先ほど作成した「天袋：家電操作説明」というノートのリンクを取得します。
ノートを右クリックすると共有メニューが表示されますので「クリップボードにノートのURLをコピー」を選択しノートのリンクを取得します。以下の記事に詳しい手順を書いていますので、分かりにくけれは参照してください。

QRコードを使ったEvernoteノートとの連携:実践編

ノートの共有URLをクリップボードにコピーしたら、ＱＲコード作成サイトへ移動してコードを作ってみましょう。

右クリックでコピーしたURLを一番上の欄に貼り付け、ＯＫを押すだけです。

今回は、コードの中心部に文字を入れてみました。

作成したＱＲコードをプリントアウトします。コードの部分だけを切り抜き、両面テープでプラスチックケースに貼り付けます。

こんな感じで貼り付けました。

このコードをＱＲコード読取アプリで撮影します。

このように、QRコードを撮影する事で、Evernoteのノートにジャンプ出来ました。iPhoneの画面で、中に入っている操作説明書の一覧を確認出来ます。

以上の手順で、ケースの外側からＱＲコードを撮影することにより、中に何が入っているか確認出来るようになりました。なにか新しいマニュアルを保管する際には、同じ様にカメラで撮影し、このノートの後ろに添付すれば常に最新版に出来ます。

今回の記事で例として使ったプラスチックケースや、簡単に出して開けられるダンボールは、このような手間をかけてまでEvernoteに保存する必要は無いかもしれません。

しかし、トランクルームに預けている荷物など、その場に行かないと中身が確認出来ないものや、ガムテープで封がしてあり、一つ一つ開けるのが大変なものなどについて、中身を撮影しEvernoteノートをＱＲコード化しておけば、何時でも簡単に、そして手間をかけずに中身を確認できるようになりますね。

私がEvernoteの可能性として期待しているのが、ノートブックのソーシャル化です。これに関してはこれまでに幾つか関連する記事を書いています。

EvernoteHelloはエバーノートのソーシャル化を加速させるか？
Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

つい先日のアップデートで、このソーシャル化を意識した機能が追加されましたので、簡単に紹介したいと思います。

アップデートで追加されたのは、公式ブログでもアナウンスされていましたが、ノートブックの共有メンバーに対するリマインド機能です。
元記事：共有ノートブックに関するメールリマインダー機能追加

これまでも、共有メンバーへのメール送信機能はありましたが、いちいちメーラーを立ち上げてまで、、という気持ちが勝り一度も使うことはありませんでした。
今回のバージョンアップで追加されたリマインド機能は、その心理的障壁を少しだけ下げてくれるでしょう。

もうすこし開発が進み、Evernoteのソーシャル化がすすめば、Facebookのアクティビティー欄のような機能がクライアントの右サイドバーに追加されるかもしれません。

共有メンバーが追加・加筆する履歴を横目に眺めながら、気になったノートを開いて自分自身も編集する。

完全にソーシャル化したノートブックは、ほんの一行で始まったノートが様々な視点で読まれ、新しい言葉を積み重ねながらその体積を増していくでしょう。

自分の補助脳と人の補助脳が融合する過程で新しい発想が産み出されていく。そんな可能性について妄想してみるのはとても面白いですね。

■基本的な使い方について
今日は先日リリースされたEvernoteHelloの使い方と可能性について書いてみようと思います。

基本的には、イベントの場で名刺交換をする時、このアプリを入れたiPhoneを渡して顔写真を写してもらい、人と名前と顔を同時に保存することで、出会った人の情報を確実に記憶するようサポートするのがこのアプリの目的です。 

しかし、、初めて会った方に人に自分iPhoneを渡し「顔を写して貰えますか？」とお願いするのは正直言ってシンドイと思います。

今回は、過去に頂いた名刺を顔写真の変わりに撮影することで、既に会っている人のコンタクトリストをを作ってみようと思います。 準備するのは手元にある名刺の束。今日は予め使用の了解を頂いているR-style倉下さんの名刺を使ってその流れを説明したいと思います。

・先ずは名刺を見ながら、名前、メールアドレス、電話番号、TwitterIDなど基本情報を入力します。


・TwitterのIDを入力します。

・続いてメールアドレスも入力しましょう。

次に行うのはサムネイルに表示させる写真の撮影です。
本来ならば、その人にiPhoneを渡して自分の顔をスナップして貰うのですが、今回は過去の名刺の整理なので仕方ないですね。
また顔写真は抵抗があるという方を登録する際には、最初から名刺を使ってもいいでしょう。

・撮影ボタンを押すと、自動的に4枚の写真が保存されます。

これで倉下さんの基本情報が登録されました。


先程撮影した名刺のサムネイルでは、文字を読むことが出来ないので、スナップ写真撮影機能を使い、より詳細な名刺画像を撮影します。

・SnapShotを選択します。

・表面を撮影。

・裏面も撮影します。

・お会いした場所の情報もメモとして追記。

これで、アプリ内に倉下さんにお会いした時の情報が全て登録されました。
今度は別の場所で再会した時の手順です。
もし顔写真の撮影が可能なら、iPhoneを渡してご自身の顔写真を撮影して貰いましょう。

・Add a new photoをタップ。

・iPhoneを90°傾けると撮影が始まります。

 

この様にして、EvernoteHelloは、登録した人のカードに、二度目、三度目に会った際の情報を積み重ねられるようになっています。
 
これは、Evernote内にコンタクトリストを作るだけでなく、会った場所と回数というコンテキストを積み重ねながら、自分のその人の関係性をデータとして蓄積していくライフログアプリのようですね。

今後のバージョンアップに求めるのは、デスクトップクライアントでの情報編集。それと、自分と相手のプロフィールをBUMPで交換出来るともっと便利になりそうです。

ここまで書いて分かったのですが、EvernoteHelloに名刺の情報を登録すると、その相手にお知らせメールが自動送信されるようです。



便利な機能かもしれませんが、知らない間にメッセージが送られる仕様なので、使い方にちょっと気をつける必要がありますね。TwitterのIDを知られたく無い会社の人を登録したら、自爆するので要注意です。

■Evernoteのソーシャル化を加速させる鍵となるか？
このアプリで作られるコンタクトリストの持つ潜在的な能性は、そのデータがクラウドの上に置かれていることです。

現時点では無い機能ですが、自動送信される自分のプロフィール情報が、クラウド上に置かれている自分のプロフィールデータであれば面白くなるかもしれません。

もし、その様な仕様となれば、自分の携帯アドレスや番号を変更すると、Evernoteのサーバーを介して、全ての人の端末に保存されている情報を自動更新させる事が可能となります。同じようなサービスとしてPlaxoがありますが、Evernote上で実現出来るとなら、ユーザーとしては嬉しい限りです。

更にこのコンタクトリストが持つ可能性について発想を広げてみたいと思います。

私が将来的なEvernoteの使い方として妄想しているのは、Evernoteノートがもっとソーシャル化される事です。 今でも共有ノートの機能は実装されており、他の人と一つのノートブックを共有、編集する事が出来ます。

私も共有ノートを活用した社内の情報共有を試みてはいるのですが、もう少し共有の範囲を広げてみたいと思うのです。
Evernoteの共有ノートブックを使った情報共有の試み

ここで使えそうなのが、このEvernoteHelloで作成したコンタクトリストです。ノートブックの共有には、相手のメールアドレスを入力する必要がありますが、このコンタクトリストから共有依頼のメッセージを送れれば、そのハードルがぐっと下がります。

もし、気軽に共有ノートを作成し、自分のノートブックを不特定多数の人に開放し、その逆として人のノートブックを自分のEvernoteに取り込むことが出来るようになれば、Evernoteの使い方はどの様に変わっていくでしょうか。
同じ趣味、志向をもつ人達の、様々なアイデアが書き込まれてたノートが次々に産まれ、Evernoteの中で積み重なっていく。

もしデスクトップクライアントの右サイドバーにFacebookのようなTLを表示させる機能が付加され、ノートの追加、変更の履歴が表示させられると面白いと思いませんか？

その履歴が流れる様子は、あたかも自分と他人の思考が、Evernoteという仮想の外部脳を通じて混じり合うかのようです。

自分一人では解けない難問も、他の人の視点や経験を通じた思考のフィルターを通す事で、複雑に絡まった糸を解きほぐす一本の筋道を掴む事が出来るような気がするのです。
創造的なアイデアを妨げるもの、産み出すもの

「三人寄れば文殊の知恵」という諺がありますが、その環境さえクラウド上で実現できる。そんな未来がすぐそこまで来ているような気がします。

EvernoteHelloリリースの背後に、開発チームの想像する未来を垣間見るような気がするのです。

■情報が多すぎることの弊害
何故こんなにEvernoteが好きなのか？

その答えは人それぞれかもしれませんがEvernoteについての書籍、ブログ記事の量は、無料でも使えるこのクラウドサービスを大好きなユーザーが沢山いることを示してします。

Evernote、使い方によってはただのオンラインノートにとどまらず、人の外部脳として記憶をサポートし、人の発想を膨らますツールにもなり得ます。
しかし、このアプリケーションの自由度の高さは、アカウントを取得したばかりの初期ユーザーにとって、使いこなすまでのハードルを高くしている原因にもなっています。

また、沢山の書籍や使い方の紹介記事は、ノートやタグの使い方について難しく考えてしまう人を増やしているのではないでしょうか。
自分自身もアカウントを登録して一年位は、ノート数が三桁に満たなかったのを覚えています。

■目に見えないリミッター
その私が、ある日をきっかけにEvernoteの使い方について真面目に考えるようになりました。
それは、スタンダードプラン(無料アカウント)の仕様として、ノートに貼り付けられるファイルの形式が制限されているのが不便で、プレミアムプランに変更した時からでした。

その当時、無料アカウントは毎月のアップロードデータ量の上限が、たしか50MBだったと思います。毎月のサイクル終了間際には、その容量ギリギリまで使えるよう、画面上部に表示されるゲージを視界の隅に見ながら、ノートブックに入れる情報を選別していました。
今思うと、これがEvernoteを思う存分使う事を躊躇わせていたガラスシーリングだったのです。

何か気になるサイト、資料、写真があったとしても、Evernoteに入れる前に「これは必要か？どうせ使わないのでは？」という思考のフィルターをかけていたのですね。プレミアムプランに変更した瞬間このリミッターが外れ、気になったものは全てEvernoteに突っ込むようになりました。

Evernoteに救われる機会が増えてきたのもこの時期からです。

何か資料を探す時、Evernoteを検索すると一発で見つかる事が増えてきました。
そうなって来ると、別の資料、より沢山のメモを残したくなって来るものです。
大切なのは、そこに保存されているデータの絶対量。この量がある閾値を超えた時、初めてEvernoteの力が実感出来るようになるのです。
私がその閾値を超えたと感じたのは、ノートの数が1000を超えたあたりでした。

■リミッターを外すには
もし、Evernoteを暫く使っていてイマイチ使いこなせていないと感じているスタンダードユーザーの方。
一度でいいので、プレミアムアカウントにアップグレードしてみましょう。
アップグレードする事によって、私が感じていたような無意識のリミッターが外れることも一つですが、また別の意識が産まれます。



それは、お金を払ったのだからちゃんと使わないと勿体ないという意識です。
その気持ちは、Evernoteに何を保存しようか？という考えに変わり、具体的にメモやファイルを保存する行動に繋がります。

最初は何も考えずに保存しましょう。写真でも、仕事のファイルでもOKです。スキャナーがあればカタログや色々な説明書、雑誌の切り抜きなども良いですね。名刺を保存するにはFasteverで写真を撮る。これで充分です。

会議の場ではiPhoneアプリを使って音声メモをとっておくのもいいでしょう。そうして理解出来るのが、相当量のファイルやWebグリップを行っても、簡単には1GBの容量には達しないということです。

これが体感的に理解出来て始めて、心置きなくEvernoteを使うことができるという安心感が産まれるのですね。ある程度ファイルが溜まったら、ノートブックを増やし、自分の分類方法を考えれば良いのです。色々な書籍で紹介されている活用のアイデアを試すのはその後で問題ありません。

Evernoteを使いこなそうと思うなら、一度だけでもお金を払い、制限なく使えるという感覚を覚えて欲しいと思うのです。

■参考となるサイト
[図解]Evernoteビギナーにおくる超簡単な整理術！「3ノートブックシステム」の使い方
Evernoteだってシンプルに３個のノートブックで誰でも活用OK
タグにもノートブックにも頼らない、Evernoteの“一番シンプル”な使い方

QRコードを使ったデータ連携は確かに便利で可能性を感じますが、もう少し使い勝手が向上しないと活用方法の良いアイデアが産まれても、そのまま放置されてしまうでしょう。何かいい方法はないかと考えていたら、使えそうな製品を思い出しました。

関連記事：
QRコードを使ったEvernoteノートとの連携:実践編
ＱＲコードを使ってEvernoteと物との間で情報を関連付ける方法
iPhoneアプリとQRコードを組合わせたデジタルサイネージについて考えてみた

これは仕事で提出する報告書に貼り付けるインデックスシールをインクジェットプリンターで印刷するもので、はがきサイズの専用用紙を購入し、データ入力用のソフトをダウンロードして使います。アプリ(案)としては、入力する文字の代わりにEvernoteノートのURLを記入すると、それがQRコードに自動変換され、ワンクリックで印刷出来る状態にしてくれると言うものです。

インデックス印刷用の紙はコクヨの製品ですね。

記入したい文字を入力すると、インデックスの大きさに合わせて位置合わせが行われます。

こんな感じで印刷されます。これはあくまでもインデックス印刷のアプリですが、この文字列の代わりにURLを入れると、ミシン目の入った専用紙にQRコードが印刷されるという流れです。一度入力しておけば再利用も出来ますし、もし可能ならEvernoteのデータを読み込んで、チェックマークを付けるだけでコードを作成出来るようになれば、もっと簡単に使えそうな気がします。

先日購入したモレスキンにそのアイデアを書いてみました（笑）

前回の記事ではQRコードを使いEvernoteのノートと物とのデータ連携方法について紹介しました。
ＱＲコードを使ってEvernoteと物との間で情報を関連付ける方法

今回は先日購入したBlueToothキーボードのマニュアルをEvernoteに保存し、そのデータをQRコードに変換してデータ連携を行う具体的な実験をしてみたいと思います。
スキャニングしてPDFにするのはこのマニュアル。こうした説明書は捨てても良いのですが、いざという時に無いと困るんですよね。

先ずはEvernoteの共有機能からノートブックのURLを取得します。

QRコード作成サイトにアクセスし、取得したノートのURLを貼り付け、コードを作成します。

作成したコードをダウンロードしてプリントアウト。裏面に両面テープを張ってコードの部分を切り取ります。


それではQRコードをキーボードの裏に張ってみましょう。

QRコードを読み取りアプリで撮影すると、はい、マニュアルが保存されているEvernoteノートにアクセス出来ました。

クリックすると開くことが出来ますね。

拡大すればしっかり読めます。

iPhoneでは画面が小さく使い勝手がイマイチですが、iPad２であれば、閲覧する際のストレスがなく、より現実的な使い方が出来るかもしれませんね。

私が日常的に使っている三つのクラウドサービスの使い分けを一文で書くとすると「TodoリストはNozbeに入っており、その作業ファイルはDropboxに保存されている。そしてその作業に必要な資料や作業履歴がEvernoteに保存されている」こんな表現になるでしょう。箇条書きにするなら

Nozbe：タスク管理
Dropbox：ファイル管理
Evernote：情報管理

となります。まぁ単純と言えば単純です。ただ、この三つのサービスはそれぞれデータの連携が可能なものもあり、似たような機能もあることから使い分けに悩んでいるという声も聞きますので、それぞれの組み合わせ毎に自分なりの考えをまとめ記事にしてみたいと思います。

■Nozbe×Evernote
この二つのサービス間のデータ連携はNozbe側で行えます。
Nozbeの使い方~その7(NozbeとEvernoteを連携させる)
こちらの記事でも説明したように、Nozbeのプロジェクト名と、Evernoteで作成したタグの名称を一致させることで、データのひも付けが行われます。しかし正直言ってこのこの機能は殆ど活用できていません。

これはEvernoteの使い方にもよるのですが、Nozbeとデータを関連付けるために、わざわざEvernoteのノートにタグをつける手間が面倒だからですね。Nozbeのバージョンアップの際には、NozbeのプロジェクトをどのEvernoteのデータに接続するか、自分で選択出来るようにして欲しいです。関連付けるノートブックの選択画面で表示されるノートの数が多すぎるようであれば、タグでの絞り込みが出来ればなお良いでしょう。
更にバージョンアップの希望を出すなら、Nozbeで表示されるEvernoteノート自体をタスク化出来るようにして欲しいですね。

この二つのサービスの使い分けで悩むのは、Evernoteでもタスク管理が出来ること。実際にEvernoteでＧＴＤをベースとしたタスク管理を実践されているかたは沢山いらっしゃいます。

・Evernote使っていつでもどこでも快適なGTD生活を満喫する方法を考えた
・Evernoteで快適GTD！ 私がたどり着いたタスク管理のやり方
・GTDを超意識した僕のEvernoteのノートブック
・第2回－私のEvernoteの使い方－Evernote歴9ヶ月、GTD歴1ヶ月の自分の、現在の使い方を晒してみます。

私も一時期頑張ってみたのですが、なかなか上手く行かず途中で断念。。タスク管理は専用のサービスで進めることにしました。
なので、現在Evernoteをタスク管理のツールとして使うのは資料整理のみとしています。

GTDでは処理ステップで気になることを仕分けする際、気にはなるけど具体的なアクションに繋がらないものを「資料」として保存しておくように言われています。

・ブレスト：理想のタスク管理ツールを考える (3/5)
・脳みそがいっぱいいっぱいになってきたのでOmniFocusを使ってみる

上記の記事がそのあたりについて詳しく書かれているので、参考にしてみてください。

基本スタンスとしてEvernoteにタスクは入れないようにしていますが、あえて入れておくとするならば、締切のないサムデイリストだけでしょう。このサムデイリストは気になる資料から想起されることが多いので、このサムデイリストだけはEvernoteに保存するようにしています。気になる資料というのは、たとえば旅行のパンフレットのようなものですね。

■Nozbe×Dropbox
こちらの連携もNozbe側で出来ますが、これもまたEvernoteとの連携と同じく使い勝手がイマイチです。
Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)

バージョンアップで改善が出来るなら、各プロジェクトに対してDropboxの何処のフォルダーをリンクさせるか選択出来るようにして欲しいですね。また、プロジェクトからの接続だけでなく、個別のタスクからもフォルダーやファイルを選べるようになれば使い勝手もさらに向上するでしょう。現在はタスクのコメント欄を使って運用していますが、これに変わる機能を基本機能として実装して欲しいです。

■Evernote×Dropbox
この二つのサービスの使い分けについて議論されているのをたまに見かけます。たしかにプレミアム版では全ての形式のファイルをノートに貼り付けられるため、EvernoteとDropboxのどちらにファイルを保存すればいいかと悩むのも無理ありません。

Dropbox ：ファイルストレージ
Evernote ：高機能なメモ帳

というのが二つのサービスの基本機能ですので、私はこれから使用するファイル、他者と共有し継続して更新されるものはDropboxへ、更新されず閲覧だけのファイルをEvernoteに保存するようにしています。

私がファイル管理のストレージ機能としてEvernoteに期待しているのは、保存したファイルに意味を持たせることです。Dropboxはただのストレージでしかありませんので、そこに何が保存されているかは階層構造となっているフォルダー名称、ファイル名称で判断するしかありません。同じような名称のファイルが並んでいると、ファイルの判別が出来なくなることも多々あります。

その点、Evernoteは、ノートにコメントを追記することで、保存したファイルに意味を持たせる事が容易です。保存したファイルに、ファイルの説明文と併せて、作業資料の写真でも貼りつければ、そこから想起される情報はどれほど多いでしょう。
Evernoteで作業履歴を保存し、トレーサビリティーを向上させる

Evernoteのクライアントにはない機能ですが、もしこれからのバージョンアップでEvernote×Dropboxという、データ連携が可能となるなら、画面左上の「アカウント」「共 有」というメニューに加えDropboxという項目を追加して欲しいですね。

そのタブを開くと、Evernoteのノートブック一覧の代わりにDropboxのフォルダー一覧が表示され、それぞれのファイルにEvernote上でコメントの追記やタグ付けが出来るようになればいいな！というアイデアです。

Dropboxで共有されているファイルにEvernoteで意味付けをし、そのファイルや資料をNozbe上で閲覧しながらタスクを処理して行く様子を想像しわくわくするのは僕だけでしょうか？

一つのファイルに少しずつ手を加えながら作業を進める際、そのファイルの更新履歴を残したいって事ってありますよね。
特に、どのような判断や指示により、そのファイルが修正されたか？を後でトレース出来るような情報を残しておくと、なにか問題が起きた際に原因究明が迅速に行えます。
あまりスマートな方法ではないですが、これまでは、変更を行ったファイルを保存する際、ファイル名の中にコメントや日付を追記するとこで対処してました。

このファイル管理をEvernoteで出来ないかと考え、以下の方法を試したところ上手く行きそうなので、記事にしてシェアしたいと思います。
やり方は簡単。何か重要な変更を行う際や、一日の作業を終える時など、ファイル更新の方向性が大きく変わったり、枝分かれしそうになる時、画面のキャプチャー、コメント、そのファイルを一つのノートにまとめて保存するだけです。

後で確認する際、一覧性が上がるよう、タグや定型のコメントをつけると良いでしょう。
あの時何があったのか、どうしてそうしたのか？手帳やメールの履歴を確認すれば追跡出来るかもしれませんが、Evernoteで一元化出来れば、他のメンバーへの共有も簡単ですし、過去の経緯を思い出すために悩む時間も減らせるでしょう。

具体的にはこのようなイメージで更新履歴を保存しています。

更新履歴の一覧：タイトルには「作業」の文字を入れて他のノートと区別をしています。

ファイルの状態を想起させるトリガーとして、作業の際にマーカーで着色した図面を一緒に保存しています。

この段階で、一連の作業が完了。この後どんな修正や手戻りが発生してもこのファイルをベースとして作業を再開できます。

一般的なビジネスパーソンは、年間150時間を何かを探すことに費やしていると言われますが、探しているのは具体的な資料だけではなく、自分自身の記憶自身だったりもするのです。

■思考の粒を拾い集める
Evernoteに沢山あるノートブックの中で「思考の粒」という名前のノートブックがあります。
このノートブックには、ふとした瞬間に思いついた言葉やアイデア、そのときの気持ちを書き留めたメモが入っています。
ここに少しずつ溜まって行くメモを読み返すと、たった一行、一言のメモであっても、それを書き留めた時に考えていたこと、気持ちをありありと思い出すことが出来ます。

その一言一言がその時の思考、感情を想起させるトリガーとなっているのですね。
逆に、そのようなトリガーを残していなければ、その殆どは時間とともに忘れさってしまいます。
このようなメモを残すことで、自分自身が沢山の思考をそのまま流し去っていた事に気がつきました。

そう考えると非常に勿体無い気がします。たとえば10年前からこのようなメモを残し、読み返し、バラバラの言葉を繋げ文章とし、内容を熟成させていたなら、そこからどんなアイデアや行動が生まれていたでしょう。

人は考えてるようで、考えきれてない。人が何かを考えるためには、目の前に何について考えるか？という明確なリストが必要なのかもしれません。
人が普段考えていることは、浮かんでは消え去る思考の粒のうち、目の前に突きつけられている事だけなのでしょう。

■忘れ去られる思考と脳の可能性
人の脳で実際に使われているのはほんの数パーセントと言われています。最近では全ての部分が使われているという研究報告もあるようですが、書き留められずに忘れ去られていく沢山の思考の粒、忘れ去られることで、考えることも出来なかったアイデアは、まさに使われていない脳の大部分に似ていると思います。

Evernoteは第二の脳、補助脳だと例えられますが、メモや様々な資料を人の脳の代わりに保存する記憶の倉庫としての役割と併せ、何かについて考えるきっかけを作ることで思考を広げ、深める役割も持っています。

人は自分が認知できる範囲の外については考えることも儘なりませんが、その範囲内でも忘却という脳の安全装置により思考の量を制限されているように思えます。

放っておけば消え去っていく思考の粒たち。それをしっかり掴み育てていくことが、人の脳のもつ可能性を引き出すことに繋がると思うのです。

■忘れ去られるTodo
私がGTDに出会う前、たまにふと隙間時間が出来ても「さて何をしよう？」と手が止まることが多々ありました。本当はやりたい事が沢山あるにも関わらずです。
これは、自分の中のTodoリストを全て自分の頭の中で管理しようとしていたからでしょう。

Evernoteの思考の粒と同じく、日常生活のなかで思いついたやりたい事、やるべき事は、その場で書き留めておかなければ、そのまま忘れ去られてしまいます。考えてみると、これもまた残念です。何かやりたい事が頭に浮かんでも、そのまま忘れ去ることで行動を起こすチャンスを失っていたわけですからね。

学生の時、また社会人になってから、その一つ一つをInboxに入れ、「それは何か？」と自問し、具体的なNextactionまで落とし込んでいれば、どれだけ人生が変わっていたか想像もつきません。
これも、自分の思考をしっかりと掴んでおくことが出来なかったことで、自分のもつ可能性を引き出せてなかったと言うことでしょう。

■思考の粒たち
このノートブックに保存されているメモで、幾つか印象的なものを紹介しましょう。ほんの数文字のメモですが、これをメモった時、こんな事を考えていたようです。そのうちの幾つかはブログの記事や日刊になってアウトプットをすることが出来ました。

「人それぞれの通貨」
人が何かの判断をする際の基準は人それぞれ違って、具体的なお金だったり、手間だったり、時間だったり、感情だったりする。時間に余裕があった時はお金だったかもしれないけど、最近は多少金額が高くても、時間の短縮が出来る方を選ぶようになったな。

「リニア物流計画」
これから更に加速する情報社会では、わざわざ人間を介して情報を運ぶ価値ってなくなるのでは？大抵のビジネスミーティングはオンラインで出来るようになると思うし、旅行に使うには殆どトンネル区間のリニア路線はつまらなさそう。それより24時間ベルトコンベアのように動き続ける物流の幹線にしたほうが効果的だと思う。設計で考慮する安全率も人を運ばなくて良いのなら低く設定出来る筈だ。

「いいねサービス」
google+が始まったけど、そのうちプラスの数が検索順位にも反映されるようになるのかな？グレーなサービスだけど、お金を払うことでプラスを押すようなサービスが生まれそう。

「Todoリスト」
GTDのNextactionとただのTodoリストの違いは何か？なかなか自分なりの答えが見つけられなかったが、最近やっと分かってきた感じがする。

「Evernoteのアカウントを子供に譲る」
このメモはこのブログ記事(我が子に送るEvernote)になりました。

「椅子物語」
朝のNHK(子供番組)を見てないとネタは分からないだろうね。日刊モヨリNo.121

「なんか夢をみた」
寝起きにメモを残しておいたおかげで覚えておくことが出来ました。日刊モヨリNo.117

「考えていないようで考えているが、考えているようで考えていない」
今回の記事の元ネタとなったメモですね。

他にもまだまだ沢山のメモがあり、これから文章となって陽の目を浴びるのを待っているところです。

私が仕事で使っている主なクラウドツールは
・Dropbox
・Nozbe
・Evernote

この３つです。
個人的にはかなり使い込んで、どれ一つとっても無くてはならないツールですが、仕事はチームメンバー 全員で協力しながら進めるものなので、便利なもの、作業の効率化が図れるツールがあれば積極的に広めたいものです。

このエントリーではこれらのクラウドツールを業務に携わるメンバー全員で活用していく試みについて紹介したいと思います。

■Dropbox(国内編)
社内の同じネットワーク上で仕事を進めるのであればDropboxのようなクラウドツールを使う必要はありません。ファイルをイントラ上のサーバーに保存すれば済む話です。

しかし、東北地方大震災の復興支援業務を全社的に進めるにあたり、ネットワーク環境が満足でない被災地に常駐している担当者、業務を統括する東京支社、作業をサポートするその他支社、また具体的な図面や資料作成をお願いする協力会社とデータの共有を行おうとすると、その方法ではどうしても限界がありました。

聞くところによると、被災地に常駐している担当者が東京支社のファイルサーバーにアクセスし、ちょっとでも重いファイルを開こうとすると、回線が細いためかストレスを感じるくらい時間がかかるとのことでした。
それ以上に問題なのは、社内ネットワークへのアクセス権がない協力会社とのデータを共有です。

セキュリティーの問題でファイルサーバーにアクセス出来ない彼らとのファイル共有は、従来どおりメールやファイル送信サービスを使うしかありません。作業途中のデータも含め最も多くの情報交換を必要とする彼らとの通信手段がこれでは作業が滞って仕方がありません。
このような切実な問題を解決するため提案したのがDropboxでした。

東京支社のマネージャーがタンザニアに滞在していた際、ファイルの共有にDropboxを使っていたこともあり、提案は直ぐに受け入れられ、会社として活用して行くことになりました。
現在、震災復興支援業務の共有フォルダーには、社内はもちろん、協力会社の方を含め総勢30名以上のメンバーが参加しています。

保存されているファイルの容量はあっという間に無料アカウントの制限容量である２Gを越えたため、有料アカウントへのアップグレードも全員行ってもらいました。もちろん費用は会社負担です。
私は現在海外出張中ですので、現在の利用方法について完全に把握できていませんが、プロジェクトフォルダーの直下にファイルの変更履歴を書き込むエクセル表を作ったりと、使いこなすための試行錯誤をしているようです。

■Dropbox(海外編)
国内以上にDropboxが活躍しそうなのが海外案件のプロジェクトです。

今現在、アフリカ東部のウガンダで道路関連の調査を行っているのですが、その調査結果データを使用し、日本国内、またフィリピンの技術者が次の検討を行うことになっています。

海外、特に発展途上国のネット環境は一昔前の日本のようで、滞在しているウガンダではメールの送受信さえままならなりません。

たまに10M近い添付ファイルを受信すると、メーラーを開いた瞬間パソコンが固まってしまいます。
そのようなネット環境のため、調査団内での暗黙の了解は、重いファイル、具体的には２M以上のファイルは添付しないこと。
なので、あるチームの検討結果を他のチームに渡すのは、作業が一通り終わりまとまったデータが出来てから。
方法はファイル送信サービスや他のオンラインストレージサービスを使っているようです。 しかし、そのような手順では各プロジェクト間の作業工程が直列となってしまい、業務全体のクリティカルパスが伸びてしまいます。

日本国内以上に深刻な通信問題を抱えている海外での仕事。その切実な問題を解決するため提案したのがやはりDropbox。
最初は我が社のメンバー間のファル共有に使用していたのですが、これは参加企業全社で使ったほうが良いという意見になり、業務全体を統括する幹事会社のマネージャーに活用を提案しました。

マネジャーもその状況に困っており、便利なサービスは積極的に使って行こう！と、プロジェクトメンバー全員でアカウントを取得することがその場で決まりました。
キトグム市で一番美味しいと言われるイタリアンレストラン。停電中の薄暗い店内でビールを飲みながらの決定でした。

現在、各国に散らばる担当者へDropboxのアカウントを取るよう指示のメールが送られています。
具体的は使用はまさにこれからですが、リアルタイムにファイルを共有するメリットは、プロジェクト進行の時間短縮という形で必ず結果が出ると信じています。

追記：
昨日、この案件に参加する日本人スタッフだけでなく、現地で雇用したローカルスタッフにもDropboxの使い方をレクチャーし、それぞれのデスクトップPCにインストールしてもらいました。
アメリカの何処かにあるサーバーにデータがアップロードさ れ、そこから隣のPCにダウンロードされるのは、感覚としてなかなか実感出来なかったようですね。

これまでは、我々が調査結果を書き込んだ帳票を週に一度、車で二時間かかる事務所に届け、そこでエクセルへの入力をお願いしていましたが、これからは地方の事務所でスキャニングを行いDropboxに保存すれば、次の日にはローカルスタッフがインプットの作業に入れるでしょう。

これまでは貧弱なネット環境と物理的な距離が作業の障害となっていましたが、このような便利なツールを使うことで、それらの障害をなくしアフリカの大地でも時間と空間を飛び越えた仕事が出来るそうです。

■Nozbe
仕事はチームメンバー全員で協力しながら進めていくものだ。というのはDropboxの活用編で書きましたが、それを推し進めていくためには全員で業務の目的とアウトプット、具体的には日々処理していくタスクリストを共有したいものです。
そのタスクリストはただのToDoリストではなく、できればGTDのプロジェクトリスト、NextActionであれば最高です。

GTDについては何度か紹介し、書籍を回覧などしてみたのですがなかなか良い反応は帰って来ません。
どうやって布教しようかと考えた挙句、むりやりNozbeを使ってもらうことにしました。
それはNozbeのようなGTDのフローに沿って設計さたアプリを使うことで、その基本的な考え方を実践を通して感じてもらえると思ったからです。

私が契約しているのは、20名まで招待出来るTeamアカウント。月間50ドルの使用料は現在自腹を切っています。
先ずは先輩命令で後輩にアカウントを無理矢理作らせ、次は会社に常駐している協力会社のおじさまにアカウントを取得してもらいました。

最初に行ったのは、自分で業務全体の作業内容をプロジェクトリストとして組み立て、その中に具体的なNextActionを事細かに書き出しました。
そしてその各タスクをプロジェクトメンバーに割振り、毎日このリストを確認しながら作業を進めるよう指示をしました。

最初の目的はNozbeのインターフェイスに慣れてもらうこと。人の基本的な性質として、慣れていない事や物には抵抗を感じるものです。
とにかく毎日使ってもらうことで、そのハードルを超え、出社し始業準備が終わったらNozbeを開くのが当たり前になるような習慣を作ってもらいました。

そのような状態を続けていくうち、参加メンバーが新しいNextActionを自分で追加したり、私が関係していない別業務のプロジェクトリストを自分達で作るようになりました。
これでNozbeを業務の中で積極的に使って行くという二つ目のハードルを超えました。
この試みのなかで、1番驚いたのが会社に常駐している６０歳に近い協力会社のおじさまが予想以上に良く使ってくれていること。

設計に必須のエクセルやCADの扱いは一人前なのですが、一般的なPCの操作については驚くほどの機械オンチ。
そのような人もしっかりリストを見ながら作業を進めています。
クライアントとの打ち合せ終、電車の中からNozbeアプリでタスクを追加しておくと、帰社した時には作業に着手していたりもします。

チームメンバーの作成するタスクリストは、まだまだToDoリストの域を超えてはいませんが、チーム全体で作業の総量を把握し、誰が何を担当し、今日何をすべきかを全員で共有出来るのはチーム全体の作業効率向上に役立っていくと信じています。

最後のハードルはGTDのフローを理解してもらい、それをNozbeで実践してもらうこと。
みんなが抱える大量のタスクやプロジェクトの数々をそのフローに通すことで、存在自体がストレスの原因にもなるただのToDoリストではなく、一人一人が思考の深い所で整理した大きなタスクの流れ、それが「今」そして「ここで」と言うフィルターで絞りこまれたNextActionとなれば、生産性の向上と併せ、慢性的に抱えている仕事のストレス開放にも繋がるのではないでしょうか。

■Evernote
Dropboxがファイルの共有、Nozbeがタスクリストの共有ツールとするならば、Evernoteは情報の共有ツールということでしょう。

こちらの記事でも若干触れましたが、これまでは個人の記憶、情報をストックするツールとしてのみ使用してきたEvernoteですが、ノートブックの共有機能により個人の補助脳だけに留まらず、他者との情報共有ツールとして活用出来るようになりました。

この共有機能を活用してチームの生産性を上げることが出来ないかと考え、具体的に動いてみました。始めはNozbeと同じく、チームメンバー全員にアカウントを取得してもらい、半ば強制的にインストールしてもらうこと。

次に、ある業務に関する共有ノートブックを作成し、後々参照が必要となりそうなファイルの保存場所をノートに記載し、各設計項目に沿ったタグ付けを行いました。
この作業は、受領資料のファイルを一つ一つ開き、そのフォルダーに入っている図面や計算書が、どの設計項目に属するかを一つづつ判断するという、地味で労力のかかるもの。

クライアントから受領した参考資料のファイルがDVDディスク数枚に渡るほど膨大だったので、誰かが整理を行わないと、各メンバーが新しい作業に入るたび、膨大なファイルの中から一つのファイルを探すという苦労を強いることにもなりかねません。

非常に手間のかかる準備作業でしたが、この段取りを行うことで、その業務に関してはEvernoteが無くてはならないツールになりました。
今後、その対象を他の業務にも広げ、各メンバーが自分で得た情報を自分で追加し、タグ付けを行えるようになればと思っています。