このまま一生β版

今回のエントリーは「タスクリストを定期的に見直し、その時の状況に応じ割り振っている分類の見直しを行いましょう」という内容です。
これはＧＴＤでは週次レビューといわれ「週次レビューを行わなければ、GTDは実践されていない」といわれるほど重要なステップです。

具体的には、週に一度時間を設け、inboxに入っているタスク一覧を見直すことで、それらのタスクが順調に処理されているかを確認する。
そして新たなタスクが出てきたらリストに追加するような作業です。

この週次レビューを行わないと、緊急度が高い「アクション」リストに入っているタスクは順調に処理するのでしょうが、「通常作業」「作業保留」に入っているタスクは、ついつい放ったらかしにしてしまいがちになります。
気がつくと締め切り直前になっていて、慌てて作業に取り掛かるなんて事にもなりかねません。

私がタスクのレビューを行う際のポイントは大きく分けて以下のものです。

• 「アクション」に入っているにも関わらず処理出来ていないタスクはないか？
• 「通常作業」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか？
• 「通常作業」に入っているタスクで分解できるものはないか？
• 「作業見極め」に入っているタスクの潜在的な問題は把握出来ているか？
• 「作業保留」に入っているタスクで着手時期に入っているものはないか？
• 「処理中」に入っているタスクの進捗状況は把握しているか？

この様な点に意識してタスクリストを眺め、各タスクの振り分け、新規追加を行っています。

実際は出社後、作業を開始する前に上記の作業をざっとやりますので、実は週次レビューの時間を具体的に取るという事はやっていません。 最初に偉そうなことを書いて申し訳ありません。（笑）

大切であるはずの週次レビューを行わなくても、ある程度の結果は出しているつもりだったので、自分には週次レビューは必要ないと思っていたのです。

しかし、この記事を読み、「あぁ、やっぱり週次レビューは必要だ」と思い直しました。

何かというと、Lifehacker(日本語版)「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」です。

ここではGTDの生みの親、デビッド・アレンのタスク分類方法が紹介されていました。 改めて紹介します。

• 必要ないし、やりたくない＝「ごみ箱」
• その意義をもう少し考えるべき＝「保留」
• もう少し情報が必要＝「参照」
• これを使う＝「ツール」
• 見てみたい＝「デコレーション」
• もう少し進めば、選択肢のひとつになるかも＝「次のアクション用リマインダー」
• 短期的な成果を振り返るべき＝「プロジェクトリスト」（週次レビュー要）
• プロジェクトをやる上で必要なもの＝「サポートアイテム」
• 将来、やってみたいかも＝「いつか／たぶん」
• ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも＝「予定」（レビュー日を事前に定めておく）
• より大きな成果を出したい＝「ビジョン・目標」（より長い期間をおいて成果をレビュー）
• 自分が気になることで、ほかの人がやること＝「待機」（最低でも週次でレビュー）
• 繰り返しの作業のとき考えるべきこと＝「要チェック」

う～ん、何か深い。 ここに落ち着くまでに色々な試行錯誤があったのではと想像出来ます。 各類がどのような意味を持っているのかじっくり聞いてみたいものですね。

話を戻しますが、この分類分けを見て、自分自身のタスクリストに全くない項目があることに気がつきました。 何かと言うと、今月、来月というスパンではなく、もっと長期的視点に立ったビジョン、やりたい事についての項目です。

そもそも、私がＧＴＤを始めたきっかけは、とにかく毎日処理しなければならない膨大なタスクを、いかにして整理し、自分自身のストレスを軽減するか？という、いうならば「今の仕事さえ楽になれば良い」という発想だったので、ＧＴＤを自分自身の人生全般に活用しようという発想がなかったのですね。

なので、とりあえず毎日行うタスクレビューさえやっていれば、1～2ヶ月というスパン短いスパンの仕事をこなす上では、特に週次レビューというプロセスは必要なかったのかもしれません。

とりあえず、仕事をこなす上でのＧＴＤは完全に習慣化されているので、これからの目標はそのテクニックをプライベートの範囲まで広げていくことですね。

近いうちに、これからの人生において何がしたいか？を具体的に洗い出し、ＧＴＤのInboxに入れてみたいと思います。

前回までのエントリーで紹介したタスク分類の方法は、私が自分の仕事をやりやすいように試行錯誤を重ねたものです。

これはあくまでも現時点での分類方法であり、これが最善であるとは考えていません。
仕事の内容によってはこのような分類がそぐわない事もあると思いますので、そのような場合は自分なりに上手く行く分類の方法を研究して頂ければ良いと思います。

ここで改めて基本的な流れをおさらいすると

１ 気になる事を全て書き出し
２ それらを個別のタスクとしてinboxに入れる
３ タスクを分類し、まずは今やらなくて良いタスクを抽出する
４ 残ったタスクを分解し「すぐに出来るタスク」まで落とし込む
５ 分解したタスクを処理していく

このような１～５までのプロセスをぐるぐる回していくことで仕事を進めて行くイメージですね。
どんなに高い山であっても登り始めるのは最初の一歩からです。

ＧＴＤをベースとした仕事術は、高い山に登るための一歩一歩のプロセスを明確にすることで、山の大きさへの恐怖感を無くす効果もあるのかもしれませんね。 また、完了したタスクはチェックをはずしてリストから消すのですが、この目の前のリストから消すと言う行為は、自分が仕事を終わらせた実感(快感)につながりますので、タスクを終わらせるためのモチベーションアップにもつながるでしょう。

前回のエントリーで、私が行っているタスクの分類分け方法６種類について簡単に紹介しました。

ここでも改めて書いておきますが、以下１～６の分類です。

1 アクション
2 通常作業
3 手配
4 作業見極め
5 作業保留
6 処理中

今回のエントリーでは、inboxに入れたタスクをどのようなルールで割り振るかについて紹介したいと思います。

※この分類方法は、私独自の我流です。仕事の内容によってはそぐわない点もあると思いますが、分類方法にはこれと言った決まりは無いので、自分がやりやすい方法を見つけると良いと思います。

1 アクション：
この項目に入るタスクは、すぐに終わらせる事の出来る(概ね５～３０分以内)仕事のリストです。
基本的にはあまり考える必要がなく、すぐに行動（アクション）に移すことの出来るものを分類します。

２ 通常作業：
inboxに入ったタスクは、まず最初にこの分類に入ります。 inboxに入れる段階で、タスクを細かく分解し、上記「アクション」の分離に入れる事が出来れば良いのですが、最初からすべての仕事を細かく分割して登録することは出来ないでしょう。
最初にリストアップした時点での記載内容は、ざっくりとした、やや漠然とした内容になっていると思います。

一度この分類に入れたタスクを眺めながら（レビュー）、出来る限りそのタスクを小さく分解し、アクションレベルのタスクに落とし込みます。
すべて分解が出来た時点で、そのタスクは「通常作業」から消え「アクション」へ移動します。

３ 手配
この分類に入るタスクは、洗い出したリストの中で、チームメンバー、協力会社に作業をお願いするものです。
自分が担当するタスクは時間配分や優先順位を自分でコントロール出来ますが、社外に依頼するタスクは相手の都合により無理が言えない場合が多く、作業の進捗がこちらの希望通りにならないことが大半です。

平行して進める仕事にはそれぞれ関連がありますので、外注作業の部分がボトルネックになって作業が遅れると、それに関連する作業が全てが遅れてしまう。
そのような状況を回避するため、外にお願いする仕事の段取り、手配に関するタスクは最優先で処理するようにしています。

４ 作業見極め

ここに分類される仕事は、内容が複雑かつ難易度が高いもの、または作業の全容を把握できないタスクです。
これまでの経験では、締め切り間際にそのような作業に着手した場合、いざ手を動かしてみると想像以上に時間がかかることが判明したり、全体の作業方針を覆すような問題が発覚することが多く、ギリギリになってとんでもない突貫作業が発生することが多々ありました。
自分で内容を把握出来ていない仕事を後回しにしているのですから、そこからどんな問題が出てくるかなんて、蓋をあけて見ないと分からないのは当然ですよね。

重要な事は、そのような問題は出来るだけ早い段階で把握する必要があると言うことです。締め切りギリギリになって出てくる問題・課題は突貫作業や、作業の手戻りにつながる大問題となりますが、最初から把握が出来ていれば仕事を進める上での検討項目の一つにすぎなくなるのです。
そのようなリスクを回避するため、私はこの「作業見極め」という項目を作りました。

作業の全体像が見えない仕事については、この項目へ分類し、今日中という厳しい締め切りは設けないのもの、比較的優先順位を高く設定し、少しだけでもその作業に対して時間を割くようにしています。
少しでも手を動かすことで、隠れていた問題が明らかになったり、やらなければならない段取などのタスクが見えてくるものです。 ある程度見極めが出来たら、タスクを分解し、適切な作業項目に分類します。

５ 作業保留
この項目に分類されるタスクは、作業を進める上で必要な資料が手元になく手を付けられない状態、また協力会社に依頼した作業の結果が上がって来ないと自分の作業が出来ないなど、全体の作業は終わってないが現時点では手を付けることの出来ないものです。
最初のステップで、タスクリストの中から「やらなくて良いこと」を抽出し、そのタスクを忘れてしまいましょうと書きましたが、そのようなタスクもまたこの分類の中に入れておくことになります。

６ 処理中
この項目には自分自身の作業完了後、クライアントに内容の確認をして貰っているもの。
またチームメンバー、協力会社への作業手配が終わり自分以外の所で作業が進んでいるタスクを分類します。
これも具体的な作業は自分の手を離れているので、とりあえず忘れるようにしています。
ただ、定期的なタスクレビューを行う中で、進捗確認だけは忘れずに行う必要がありますね。 以上、我流ではありますが、ｉｎｂｏｘに入れたタスクの分類法でした。

前回のエントリーで、仕事中にゾーンに入るために必要なこと、そしてその為にはゾーンに入るための集中力を阻害するノイズを出来るだけ遠ざける必要があると説明しました。
そのノイズの種類ですが

・電話
・メール
・ふと思いついた他のタスク

他にも沢山あると思いますが、代表的な物でこのようなものが挙げられるのではないでしょうか。
それでは、それぞれのノイズについて私がどのような対処を取っているか、項目毎に説明したいと思います。 

・電話
こちらの都合など一切考えずに掛かってくる電話ほど、私たちの作業を妨げるものはないですよね。
その電話によって作業が一時中断するだけならまだしも、その電話の用件によって発生するタスクが重要であればなおさら今進めているタスクへの集中力は無くなってしまいます。

このような電話による集中力の寸断を回避するには、その電話の内容を一時的に忘れる必要があります。
私は、電話が終わった時点で、その電話の内容を新たなタスク扱い、すぐにメモするようにしています。
まぁ、これは当たり前のことですが、大切なのはその新しいタスクにすぐに取りかかるのではなく一度脇に置いておくことです。

GTDの最初のステップとして、タスクをすべて書き出した後、その中からすぐに出来るタスクを抽出すると説明しましたが、この脇に置いたタスクの評価（すぐに取りかかるべきか？ もう少し後でも良いか？）は、最低でも現在着手中の「すぐ出来るタスク」が終わった後、 そのタスクが完了した段階で既存のタスクと比較し、着手するタイミングを決めていくとよいでしょう。

→電話で発生したタスクは一度脇に置いておく

・メール
電話と同じように作業を中断させるノイズとしてメールが挙げられます。
メール着信のポップアップがＰＣの画面に表示されると、大抵の人はそのメールを開き、そのまま返信やそのメールの内容についての処理をしてしまうと思います。
例えばこちらのエントリーでは、人が仕事中にメールを開くと元の仕事に戻るのに平均64秒かかるという調査結果が紹介されています。

このようなメールによる作業の中断、集中力の寸断を避ける最も有効な対処方法は、新着メールのチェック間隔を３０分、または一時間程度に設定し、メールを処理する時間も予め決めておくことです。

これは、新着メッセージの表示回数を減らす事でジャマーの発生回数を減らし、かつメール処理の時間を仕事のスケジュールに組み込む事でそれ自体を一つのタスクにまとめるということです。

そのメール処理によって発生した新たなタスクについても、電話で発生したタスクと同じように、その都度処理するのではなく、一度タスクリストのInboxに放り込み、処理するタイミングは現在進めているタスクが終わってから判断するようにします。

→メールの新着確認間隔を出来る限り長く設定し、メール処理の時間を予め決めておく。

→電話と同じようにメールで発生したタスクへすぐに取りかからない

・ふと思いついた他のタスク
メールや電話と違い、こちらの都合を無視して割り込んで来る事はないのですが、作業中にふと思いつくタスクというのも、現在進めているタスクへの集中力を阻害するノイズの一つです。

なにか作業をやりながら「あれ？そう言えば会議の資料を印刷しなきゃ！」なんてタスクを思い出し、慌ててその作業に取りかかるなんて事はないですか？
このような突発的に思いついたタスクについても電話やメールを同じように、一度タスクリストのInboxに放り込み、今の作業が終わった後に取りかかるようにします。

ふと思いついたタスクは、それを忘れたくないがためにすぐに取りかかりがちですが、一度タスクリストのInboxに入れてしまえば問題ありませんからね。

→電話やメールと同じように、先ずは発生したタスクをInboxに放り込んで一時忘れましょう。

今回のエントリーで、集中力を阻害する代表的なノイズに対する対処法を紹介しましたが、共通して言えるのは、突発的に発生したタスクに飛びつかないことです。
それが、簡単に終わる一本の返信メール、電話だとしてもですね。

あくまでも一般論で、本当に重要かつ緊急な場合は仕方無いですが、それ以外については出来るだけ一度Inboxに入れるようにしましょう。 次回は、そのInbox（私の場合はOutlookをInboxとしています）にタスクリストを作る具体的な方法について説明したいと思います。

スポーツ選手などの集中力が極限まで高まり、自分の持っている実力を100％発揮出来るような精神状態を「ゾーンに入る」と言います。
ゴルファーがパットを打つ際、すぐ近くを通り過ぎる電車の音が一切聞こえなくなるとか、まさにこの境地なのでしょう。

私も学生時代アーチェリーをやっていた時期があったのですが、ゾーンに入った状態になると周りに沢山の競技者が居るにもかかわらず、自分一人が世界から隔絶されているような感覚になり、50ｍ先に置いてある的が通常より大きく見える。
そして何度矢を放っても外れる気がしない。そんな精神状態になったものです。

スポーツの世界ではよく聞くこの精神状態ですが、仕事の上でもこれに近い状態に入る事が出来ます。
私の場合は本当にたまにですが、ゾーンに入ることが出来ると次から次へとタスクを片付けることが出来、一日でこなす仕事量は通常の二倍以上にもなることもあります。
その際「毎日これ位頑張れたら良いのに。。。」なんて思うのですが、なかなか難しいです（笑）

それでもＧＴＤをベースとした仕事術をやり始めてから、その頻度は確実に上がっていると思います。
ここではそのゾーンに入るために心がけている幾つかの項目について紹介したいと思います。 

・ひとつの事に集中する
ゾーンに入るための集中力を維持するためには、一つのタスクのみに意識を持つ事が重要です。
前に書いたような、慢性的な繁忙感を感じている人は、常に頭のなかで色々なタスクで一杯になっていると思います。
そのような状態ではその頭の中のゴミタスクがゾーンに入るための集中力を阻害してしまいます。
一つのタスクに集中するためにも、今考える必要のないタスクを頭の中から追い出すというプロセスが大事になってくるのですね。

→今やらなくてよいタスクを明確にしましょう

・制限時間を設ける
ゾーンに入るための精神状態として適度な緊張状態も必要です。
一つのタスクに時間の締切がないと、ついダラダラとしてしまうのが人の弱い所です。
これは自分も大いに反省すべき点なのですが、このようなダラダラした精神状態だと到底ゾーンに入ることは出来ません。
周りから押し付けられた締切がなく、自分の裁量でタイムスケジュールを組める時には、積極的に締切を設け、そのタイムリミット内にタスクを完了させるとういう意識が必要ですね。

→タスク完了のタイムリミットを設けましょう

・タスク密度を高める
集中力を維持する為に必要なものとして、タスクの密度が考えられます。
これは、なにか一つのタスクが完了した時点で「さて、次は何をやろうか？」と考えているようでは、その瞬間集中力が途切れ、折角出来ていた仕事の流れが途切れてしまいます。
ゾーンに入った精神状態を途切れさせないためには、目の前に常に着手出来るタスク一覧を持っておく事が必要です。
また、このタスク一覧ですが、漠然とした内容ではなく、最初のステップで抽出した「今すぐに出来る事」のレベルでないといけません。

→タスクは出来るだけ細かく分解し、すぐに出来るタスクを沢山持っておきましょう

・集中の邪魔になるものを取り除く
あるタスクの進行中に、電話やメールが入り作業が中断する。これが集中して仕事をする事を妨げる一番の原因ではないでしょうか。
その他にもついついネットのニュースやＲＳＳに溜まった記事を読んでしまったり、iPhoneをいじってしまったりと、私たちが集中して仕事をするのを妨げるものは沢山ありますよね。
こちらの都合などお構いなしに掛かってくる電話は別として、その他のノイズを出来るだけ遠ざけることが出来ればゾーンに入った状態を持続させることができると思います。

→作業を中断させるノイズは出来るだけ遠ざける、又はそのための時間を設ける

このノイズについての対処方法については又別のエントリーで説明したいと思います