このまま一生β版

こちらのエントリーでも紹介したように、プライベートに関するGTDのタスク管理はNozbeで行うことにしました。
ＥｖｅｒNoteとのデータ連携が出来ることと、Googleカレンダーへのスケジュール吐き出しが出来る事など、使い方を工夫すれば非常に幅広い使い方の出来るサービスだと感じています。

ただ、ひとつ残念だったのが、Nozbeで指定したスケジュールがGoogleカレンダーに反映されるのにとても時間がかかったことです。時間がかかるというのは、数分とか数十分とかいうレベルではなく、数時間、半日というそれはとても酷いものだったのです。
なおかつ、データ連携の方向が、Nozbe ⇒Googleカレンダーと一方通行だったので、これまでは正直言って使い物にならないものでした。
しかし、この不満な点が今回のバージョンアップで一気に解消されました。

Nozbe上でタスクに実行日時を設定し、Google カレンダーをリロードすると、当たり前ですが即座にカレンダー上にタスクが表示されます。もちろんその逆も完璧で、googleカレンダー上でタスクを翌日に動かすと、Nozbeのスケジュールも即座に反映します。

この、双方向かつリアルタイムなスケジュール同期が出来るようになったことで、タスク追加の方法にもう一つの可能性が生まれました。
それはGoogleカレンダーにスケジュールを登録することで、Nozbeにタスクを追加するというこれまでに無かった方法です。

例えば、Nozbeで登録したタスクの詳細を確認するとこのような表示となります

ここでは「0800_inbox」というプロジェクトに入った「Nozbe ⇒ Googleカレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日」に実施するという内容が設定されています。
このタスクをGoogleカレンダーで確認するとこのような画面になります。



ここで注目して頂きたいのは、説明のコメント部分に記載されている「#0800_Inbox @02自宅 !」という文字列です。
これは、先程Nozbeで設定したプロジェクトとコンテキストの情報がここに記載されるということですね。

これは、逆にGoogleカレンダーでスケジュールを登録する際に、この文字列を説明欄に記入すればNozbeにも反映されるということです。
実際に試してみましょう。



ここで記載されている文字列の意味は
「0802_Someday」というプロジェクトに入った「Google ⇒Nozbe カレンダーテスト」という名称のタスクを「 02自宅 」というコンテキストで「8月27日 19：30～一時間」で実施するという事です。
ちなみに、文字列の一番後ろについている「！」はNextactionという意味を持ち、Nozbeでは「Sｔａｒｒｅｄ」になります。

これをNozbeで確認すると、この条件にそってタスクが追加されている事が確認出来ますね。

これまでは、タスクを洗い出し、それをカレンダーに割り振るというのが一般的な流れだったと思いますが、このバージョンアップにより、その逆が出来るようになりました。使いこなすのはこれからですが、タスク管理の方法にまた新たな可能性を感じているところです。

※バージョンアップしてすぐなので仕方ないのですが、ひとつだけバグがあるようです。
Nozbeでスケジュール登録を行ったタスクをGoogleカレンダーに表示させた後、そのタスクをカレンダー上で日付を昨日など、過ぎてしまった日にちに動かすと、Nozbeではその変更が反映されず、リロードするたびにそのタスクが重複する形で増えていきます。これは出来るだけ早く改善して欲しいですね。

外出先や Outlookがインストールされていない場合、Outlookの代替としてGoogleカレンダーを使うことが出来ます。 無料で使えるウェブカレンダーは色々ありますが、操作性や拡張性、共有の柔軟性などを考えるとGoogleカレンダーが最も優れていると思います。
今回のエントリーでは、通常使用するOutlookとGoogleカレンダーを同期させることで、ネットにつながっているＰＣならどこでも自分のスケジュール確認を可能にする方法を紹介します。

OutlookとGoogleカレンダーを同期させるためには、それぞれのカレンダーに登録されている情報を受け渡すためのアプリケーションが必要です。
フリーのものであればGoogle提供しているGoogleSyncがありますし、有料のものならば私が使っているSyncMycalというソフトがお勧めです。

自分一人だけのスケジュール管理ならば GoogleSyncでもよいのですが、このアプリケーションではGoogle、Outlookそれぞれ一つのカレンダーしか同期処理を行うことが出来ません。
その点SyncMycalは複数のカレンダー同士を同期させることが出来るので、プライベートのカレンダーと仕事のカレンダー、仕事についてもプロジェクト毎や、チームメンバー毎のカレンダー同士の同期を取ることが出来るようになります。

このソフトのフリー版でも同じ機能を持っているのですが、フリー版では時間指定の同期処理が出来ず、同期を取る際にはOutlookの画面に表示される【同期ボタン】をその都度クリックする必要があります。 私はそれが面倒なので、25$を払ってこのソフトを購入しました。 ソフトのインターフェイスは全て英語なので、購入の方法と設定について簡単に紹介したいと思います。

・ダウンロード
こちらのアドレス　(http://www.syncmycal.com/google_calendar_synchronization.htm) へアクセスし、 使用するOutlookのバージョンのインストーラーをダウンロードしてください。

・アプリケーションのインストールは特に問題ないと思いますので割愛します。

・インストールが完了しＰＣを再起動すると、タスクバーにアプリケーションのアイコンが表示されますので、メニューの「Setting →Sync Operation」を選択しカレンダーの追加画面を開きます。


・新規にカレンダーを追加する際は Add →Appointment Stepをクリックし登録画面を開きます。


・カレンダーの設定画面
1：画面上部のOperationで同期処理を行う期間の設定を行います。
2：OutlookCalendarDetailで同期させるOutlookのカレンダーを選択します。
3：GoogleCalendarDetailで同期させるGoogleカレンダーを選択します。自分で作成したカレンダー、またほかの人と共有設定をしているカレンダーがあればその一覧が表示されるので、Outlookと同期させたいGoogleカレンダーを選択してください。




・同期の方法ですが、Googleカレンダーからのダウンロードのみ、Googleカレンダーへのアップロードのみなどの選択が出来ますが、ここではお互いのデータを双方向に同期させるためGooglePresedenceを選択します。

これで同期ツールの設定は完了です。フリー版の場合は同期させたいときに同期ボタンをクリックしてください。有料版の場合は同期間隔を指定出来るので、この画面で設定してください。

以上の作業で複数のGoogleカレンダーと Outlookカレンダーを同期させる事が出来るようになります。

次回のエントリーでは、仕事のメンバー間でカレンダーを公開、共有する方法、メリットについて紹介したいと思います。